3.15. Служебные, докладные, объяснительные записки

3.15.1. Докладные, служебные, объяснительные записки, справки, предложения, представления относятся к внутренним документам. Они используются для документального оформления различных решений, в том числе кадровых, служат основанием для издания организационно-распорядительных документов.

3.15.2. Докладные и служебные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

Докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне - снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу, а служебные записки - на горизонтальном.

3.15.3. Докладная записка - документ, адресованный руководителю вышестоящего уровня (руководителю Росимущества, его заместителю, начальнику структурного подразделения) с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и предложения с целью информировать руководство об имевших место фактах, событиях, сложившейся ситуации, требующих принятия определенного решения, либо о выполнении распоряжений или о завершении каких-либо работ, побудить руководителя принять конкретное решение.

Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации: проведение различных проверок, награждение, поощрение, выделение новых штатных единиц, командирование работников, нарушение требований Инструкции по делопроизводству и т.д.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер: о ходе выполнения или выполнении какого-либо поручения, заданий, планов, указаний, работ.

3.15.4. Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, т.е. внутреннее деловое письмо.

Служебная записка предназначена для координации действий подразделений и работников внутри Росимущества, оперативного обмена документированной служебной информацией. Служебные записки составляются по тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения или должностного лица и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу, но находится в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом.

Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

3.15.5. Докладную и служебную записки оформляют на стандартном листе бумаги формата А4.

В целях унификации служебных документов в соответствии с требованиями к оформлению организационно-распорядительных документов оба документа имеют одинаковый состав необходимых реквизитов, которые отделяются друг от друга интервалами в соответствии с п. 2.1 настоящей Инструкции:

наименование структурного подразделения - автора документа;

наименование вида документа;

дата;

регистрационный номер;

адресат;

заголовок к тексту (если текст имеет более 4 - 5 строк);

текст;

визы (в необходимых случаях);

подпись составителя (с указанием должности).

Наименование структурного подразделения - автора документа располагается в верхнем левом углу.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) и располагается через 2 межстрочных интервала после наименования подразделения.

Адресат: наименование должности, И.О. Фамилия (в дательном падеже).

Дата и регистрационный номер пишутся на одной строке. Датой является дата составления и подписания записки. Дата, как правило, оформляется арабскими цифрами, например: 02.02.2009. Регистрационный номер оформляется согласно п. 6.5 настоящей Инструкции.

Заголовок кратко раскрывает содержание документа, формулируется по общим правилам составления заголовков к документам (п. 2.3.14). Например: "О проведении проверки...".

Текст по оформлению, структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма, излагается от первого лица единственного числа и может состоять из двух или трех частей. В первой части (констатирующей) излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - конкретные выводы, просьбы и предложения. Вторая, аналитическая, часть может отсутствовать.

Документ может быть составлен в текстовом и табличном вариантах или их сочетании.

Отметка о наличии приложения и подпись автора документа оформляются согласно п. 2.3.16 и п. 2.3.17 настоящей Инструкции.

Докладная записка визируется исполнителем документа, его руководителем, а также при необходимости работниками заинтересованных подразделений.

Служебная записка визируется исполнителем документа, при необходимости его непосредственным руководителем, а также (в зависимости от ситуации) работниками заинтересованных подразделений.

Докладная записка подписывается исполнителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем структурного подразделения, если она представляется руководителю организации или его заместителю.

Служебная записка подписывается руководителем подразделения или соответствующим должностным лицом.

Как и в служебном письме, на документе следует проставлять отметку об исполнителе (п. 2.3.19).

Образцы оформления служебной и докладной записок приведены в Приложениях N 18 и N 19.

3.15.6. Предложение - разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу, например, по вопросу совершенствования работы Росимущества (подразделения).

Как правило, предложения составляются по заданию руководства. Текст документа содержит две части: краткое обоснование (объяснение, на основании чего или в связи с чем составлено предложение) и заключение - перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Предложения составляются руководителями подразделений или специалистами и представляются руководству.

Предложения оформляются аналогично докладной записке, в наименовании вида документа может указываться - ПРЕДЛОЖЕНИЕ.

3.15.7. В случае если обращение к руководству связано с решением личных вопросов работника, он составляет заявление.

3.15.8. Объяснительная записка - документ, объясняющий руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудовой или технологической дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.), поясняющий какое-либо действие, факт, поступок, происшествие, сложившуюся ситуацию, поступок или поведение отдельных работников.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги.

По структуре, построению и оформлению реквизитов объяснительная записка аналогична докладной записке:

наименование структурного подразделения - автора документа;

адресат: наименование должности, И.О. Фамилия (в дательном падеже);

наименование вида документа - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;

заголовок к тексту;

текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия; текст должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения;

подпись - объяснительная записка подписывается составителем с указанием должности;

дата подписания составителем: 00.00.0000.