11.3. Передача документов в архив

11.3.1. Завершенные дела постоянного и временного (10 лет и выше) срока хранения хранятся по месту их формирования до сдачи в архив Росимущества.

Дела с исполненными документами постоянного, временного (10 и свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив по описям дел не позднее истечения двухлетнего срока их завершения в делопроизводстве, хранения и использования в подразделении.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях по месту формирования и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В исключительных случаях вопрос о передаче на архивное хранение отдельных категорий документов со сроком хранения 5 - 10 лет, значительные объемы которых образуются в подразделениях в течение года, решается начальником Управления организационного и документационного обеспечения, исходя из наличия свободных архивных площадей.

11.3.2. В период подготовки структурным подразделением дел к передаче в архив работником отдела архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием дел производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения с отметкой о наличии дел в описи против каждого дела, включенного в нее.

В случае отсутствия дел или документов составляется акт о недостаче, который подписывается начальником подразделения и сдается вместе с описью.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки (журналы) на документы или базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

11.3.3. В случае ликвидации или реорганизации Росимущества в обязанность ликвидационной комиссии, в состав которой обязательно включается представитель ГА РФ и Росархива, входит организация подготовки и передачи в ГА РФ дел постоянного хранения, а также передача не завершенных делопроизводством дел и документов по личному составу правопреемнику Росимущества, а в случае его отсутствия - организация подготовки и передачи дел по личному составу на хранение в ГА РФ.