VIII. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

VIII. Особенности работы с документами, содержащими

служебную информацию ограниченного распространения

8.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Росимуществе осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в данном разделе.

8.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Перечень сведений ограниченного распространения, порядок отнесения служебной информации к разряду информации ограниченного распространения и снятия грифа ограничения доступа к информации предусматриваются соответствующим распорядительным актом Росимущества.

8.3. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в соответствии с п. 2.3.20 настоящей Инструкции проставляется гриф ограничения доступа к документу ("Для служебного пользования" или "ДСП") и номер экземпляра.

Указанная пометка проставляется также на первой странице сопроводительного письма к документу, на обложке и титульном листе изданий.

При необходимости (по усмотрению руководства Росимущества) под грифом ограничения доступа (до номера экземпляра) помещают срок ограничения доступа к документу.

8.4. Отметка о наличии приложения к документу с грифом ограничения доступа оформляется в соответствии с п. 2.3.16 настоящей Инструкции, если приложение является открытым, т.е. не содержит служебную информацию ограниченного распространения.

Если приложение содержит информацию ограниченного распространения, то в отметке о наличии приложения проставляются его учетный номер, гриф конфиденциальности (полностью), номер (номера) экземпляров, количество листов в экземпляре. Каждое конфиденциальное приложение регистрируется за самостоятельным номером, имеет самостоятельный гриф ограничения доступа и номер экземпляра (не относится к распорядительным документам). При наличии нескольких приложений они нумеруются.

В зависимости от того, названо ли оно в тексте документа и является ли оно открытым, приложение может быть оформлено следующим образом:

Приложение к распорядительному документу, содержащему служебную информацию ограниченного распространения, отдельно не учитывается, а составляет с ним единый документ и оформляется следующим образом:

8.5. Печатание проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется, как правило, в подразделении.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и дата печатания документа. Черновики и варианты, файлы с текстом указанных документов уничтожаются с отметкой в учетных формах.

8.6. Прием и учет (регистрация) входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются соответственно отделом приема и учета входящей корреспонденции и отделом отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения.

В связи с незначительным объемом документы с грифом "ДСП" учитываются совместно с другими несекретными документами. При этом при регистрации к входящему (исходящему) номеру документа добавляется отметка "ДСП".

При получении открытого документа, имеющего приложения с грифом ограничения доступа к нему, он учитывается как документ с грифом "ДСП".

8.7. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сторонним организациям осуществляется отделом отправки исходящей корреспонденции Управления организационного и документационного обеспечения фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями и только в тех случаях, если в них существует служба, ведущая учет этих документов.

При отправке документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

8.8. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и их копий сторонним организациям допускается только с письменного разрешения руководителя Росимущества, его заместителей в соответствии с распределением обязанностей.

Передача документов с пометкой "ДСП" работникам подразделений осуществляется под расписку с разрешения соответствующего руководителя.

8.9. Копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" производится только Управлением организационного и документационного обеспечения с обязательной отметкой в соответствующих учетно-регистрационных формах. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

8.10. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется отметка "ДСП".

8.11. Ознакомление работников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "ДСП" и находящимися на архивном хранении, осуществляется с согласия руководства Росимущества (в соответствии с распределением обязанностей) или руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы работникам подразделений во временное пользование под расписку на срок не более 10 дней.

8.12. Уничтожение документов с пометкой "Для служебного пользования" с истекшими сроками хранения, утративших практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в структурных подразделениях в установленном порядке по акту (с указанием номеров экземпляров). Копии акта направляются в Управление организационного и документационного обеспечения и Отдел режима и секретного делопроизводства. В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

8.13. В случае утраты документов или дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на утраченные документы и дела с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акт об утрате дел постоянного хранения после утверждения руководством Росимущества (в соответствии с распределением обязанностей) передается в архив для включения в дело фонда.

8.14. При снятии грифа ограничения доступа на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Гриф погашается штампом или от руки с указанием номера и даты акта или протокола комиссии, послужившего основанием для снятия грифа. Запись подтверждается подписью работника Управления организационного и документационного обеспечения, занимающегося учетом и хранением документов с грифом "Для служебного пользования".

8.15. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем соответствующего подразделения.

8.16. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год (в архиве - один раз в 5 лет) назначаемой распоряжением (приказом) Росимущества комиссией, в состав которой обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих документов.

Результаты проверки оформляются актом.

8.17. В случае ликвидации Росимущества решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.