11.1. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Росимуществе создана постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК), функции, права и порядок работы которой определяются утвержденным положением, согласованным с Росархивом.

Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства осуществляется ежегодно (при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив) ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях под методическим руководством отдела архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ Управления организационного и документационного обеспечения.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней типовых документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Росимущества путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор дел на хранение или уничтожение только на основании заголовков дел без проверки имеющихся в них документов.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию лишние экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" ("ЭК"), содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Росимущества.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.