5.6. Учет количества документов

5.6.1. Учет общего количества документов (объема документооборота) за определенный период времени (год, месяц) проводится по регистрационным формам по месту регистрации документов как по отдельным структурным подразделениям, так и по Росимуществу в целом.

5.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров.

По каждой группе (входящие, исходящие, распорядительные, внутренние) учитывается количество подлинников документов и отдельно их копии (тираж) (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

5.6.3. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, учитывают документы ежедневно при их получении и подготовке к отправке.

5.6.4. Документы, в том числе и обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан, рассмотрение которых входит в компетенцию нескольких структурных подразделений Росимущества, учитываются в том подразделении, которое является ответственным исполнителем. Служебные записки, справки и другие документы соисполнителей учитываются в группе документов "внутренние".

При учете документов, направляемых в другие организации и ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы учитываются как один документ.

5.6.5. Обобщенные данные о количестве документов за квартал суммируются и до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляются структурными подразделениями в Управление организационного и документационного обеспечения.

5.6.6. Результаты учета обобщаются отделом контроля и проверки исполнения Управления организационного и документационного обеспечения и представляются руководству в табличной форме (Приложение N 22).