IV. Порядок приема и отправления почты

11. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие в суд (за исключением принятых на личном приеме), принимаются, а также отправляются по назначению выделенным для этого работником канцелярии.

Работник канцелярии вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т.п.) штамп, где указывается дата поступления материала в суд.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом немедленно докладывается заведующему канцелярией (старшему секретарю).

Об отсутствии документа составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам.

Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, заявлений о выдаче судебных приказов, кассационных или частных жалоб и протестов, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Почта на имя работников суда с пометкой "лично" не вскрывается и передается по назначению.

12. Поступившие в суд дела и иная корреспонденция регистрируются в журнале учета входящей почты (форма N 1).

При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться не в одном общем журнале, а в нескольких журналах (форма N 1) по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным и гражданским делам, поручения других судов, прочая корреспонденция и т.д.

Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов) в журнал учета входящей почты могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

Не подлежат регистрации, а передаются соответствующим секретарям с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:

а) судебные повестки, возвращенные суду за ненахождением адресата;

б) расписки в получении судебных повесток, копий обвинительных заключений, исковых заявлений, извещений должника о поступлении заявления о выдаче судебного приказа.

13. Заведующий канцелярией (старший секретарь) суда после регистрации, но не позднее следующего рабочего дня всю поступившую корреспонденцию передает судьям для рассмотрения.

Уголовные дела и материалы с протокольной формой досудебной подготовки, поступившие от органов расследования, уголовные и гражданские дела, возвращенные в связи с отменой или изменением приговоров и решений, либо с частными определениями вышестоящих судов, материалы по вопросам судебного контроля за законностью действий органов предварительного следствия и дознания, заявления о совершенных преступлениях, а также письма, заявления, жалобы непроцессуального характера передаются председателю суда.

14. Для учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, в канцелярии суда ведутся журналы (форма N 2).

15. Административные дела, поступившие в суд одновременно с доставкой правонарушителя, до их рассмотрения подлежат предварительной регистрации в канцелярии суда. Если эти дела поступили во время дежурства судьи в нерабочее время, то они должны быть сданы для регистрации не позднее следующего рабочего дня.

16. Исковые заявления, заявления о выдаче судебного приказа и другие материалы, в том числе о привлечении к уголовной ответственности в порядке частного обвинения, принятые судьями на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня сдаются в канцелярию для учета в журналах входящей корреспонденции вместе с процессуальными документами о подготовке к слушанию или об отказе в принятии заявления и должны быть зарегистрированы в канцелярии суда с присвоением соответствующего регистрационного номера и после чего возвращены судье для рассмотрения.

Лицо, подающее исковое заявление, заявление о выдаче судебного приказа и другие материалы на личном приеме у судьи, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой судья по его просьбе ставит дату и указывает свою фамилию, после чего копия возвращается заявителю.

(абзац введен Приказом Судебного Департамента при Верховном Суде РФ от 24.08.1999 N 94)

17. При отправке по назначению судебных дел и других документов исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна храниться.

18. Судебные дела, направляемые за пределы данного населенного пункта, посылаются заказными бандеролями или с рассыльными (курьерами), а исковые материалы, заявления о выдаче судебных приказов и исполнительные документы - заказными письмами.

На заказные бандероли и письма составляется опись (форма N 3) отдельно на бандероли и на письма. Опись остается в суде и подшивается в хронологическом порядке в наряд N 21.

19. Судебные дела и переписка, направляемые адресатам с рассыльными, записываются в разносную книгу для местной корреспонденции (форма N 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.