5.1. Формирование и обработка заявки на организацию перевозки

Юридические лица, по заявкам которых осуществляются перевозки ОГП, ОГД, ОГШ или ОГВ в поездах, следующих за пределы территории Российской Федерации или транзитом через территорию других государств, обязаны соблюдать паспортно-административные (визовые), таможенные, санитарные и другие правила. Перевозчик не несет ответственности за последствия невыполнения этих правил пассажирами, о чем в заявке делается соответствующая запись.

Заявки для перевозки ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ) принимаются к рассмотрению в соответствии с внутренними правилами, установленными Перевозчиком. В случае отсутствия отдельных правил организации перевозки ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ), заявки принимаются на всем периоде резервирования, в зависимости от глубины продажи, установленной для конкретного поезда, но не позднее, чем за 10 суток до отправления поезда. Заявка, предъявленная менее чем за 10 суток до отправления поезда, принимается при возможности ее выполнения.

Заявки, подающиеся на рассмотрение Перевозчику, для поездов, находящихся за периодом резервирования, принимаются к исполнению по резолюции руководителя Перевозчика, либо лица, его замещающего.

Резервирование мест для ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ), в том числе по запросу иных Перевозчиков и уполномоченных агентов продажи, осуществляется Перевозчиком после положительного рассмотрения. При отсутствии возможности удовлетворения заявки, уполномоченный сотрудник Перевозчика обязан предложить иные варианты организации перевозки, путем изменения параметров отправления - номера поезда, класса обслуживания и так далее. При невозможности осуществления групповой перевозки, либо отказе от предложенных уполномоченным сотрудником вариантов, Перевозчик вправе отклонить заявку.

При подаче заявки на резервирование мест для ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ) со стороны иного Перевозчика или уполномоченного агента продаж, Перевозчик обязан рассмотреть заявку в течение 1 рабочего дня, при этом в запросе является обязательным указание категории группы - ОГП, ОГД, ОГШ, ОГВ.

Увеличение срока резервирования осуществляется по согласованию Перевозчика. Если срок хранения зарезервированных мест превышает установленный, то в запросе указывается требуемый срок выкупа и фамилия руководителя Перевозчика, либо агента продажи, которым принято решение об увеличении срока выкупа по данной заявке. При этом запрашиваемая сторона обязана соблюдать установленный Перевозчиком порядок оформления мест под ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ), включая порядок взимания сбора за резервирование.

После положительного рассмотрения, структурное подразделение Перевозчика резервирует места и передает необходимую информацию для оформления в адрес иного Перевозчика или уполномоченного агента продаж.

При отказе или частичном отказе от заявленных мест, выделенных из технологической квоты для оформления проездных документов на обратный выезд или от другой станции, эти места передаются в структурное подразделение Перевозчика, которое их зарезервировало, для последующей реализации.

Резервирование мест производится по виду работ Р17 на терминалах АСУ "Экспресс", которым присвоен признак "Бронирование групповых", в соответствии с Инструкцией работы билетных кассиров и операторов на билетно-кассовой аппаратуре (терминалах) системы "Экспресс-3".

Формирование запроса в АСУ "Экспресс" осуществляется структурным подразделением Перевозчика на железной дороге отправления поезда из общей продажи и/или из технологических квот, в соответствии с их назначением.

Срок выкупа мест для ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ) может быть продлен на очередной период в соответствии с п. 4.3 настоящего Положения по письменному либо устному заявлению Организатора перевозки при условии осуществления повторной оплаты сбора за резервирование.

В исключительных случаях ответственный руководитель Перевозчика по письменному обращению Организатора перевозки разрешает один раз бесплатно продлить срок выкупа проездных документов.

Срок выкупа устанавливается автоматически АСУ "Экспресс" при отработке запроса на резервирование мест по виду работ Р17. Стандартный срок резервирования составляет 10 дней, включая дату резервирования.

В отдельных случаях при перевозке ОГД и/или ОГВ срок выкупа зарезервированных мест может быть установлен не менее чем за 2 часа до отправления поезда со станции посадки. Заявка с увеличенным до 2-х часов до отправления поезда сроком выкупа согласовывается руководителем Перевозчика.

На усмотрение Перевозчика при оплате сбора за резервирование по безналичному виду расчета допускается резервирование мест после выставления счета на оплату. В этом случае зарезервированные места хранятся не более 5 рабочих дней. Если после 5 рабочих дней с момента резервирования мест Перевозчику не удалось подтвердить оплату сбора за резервирование, заявка аннулируется, места подлежат возврату в общую продажу и/или в технологическую квоту, в случае осуществления резервирования не из свободной продажи.

Перевозчик вправе самостоятельно устанавливать порядок оплаты Организатором перевозки сбора за резервирование. При отсутствии указаний подобного рода со стороны Перевозчика сбор за резервирование взимается стандартным порядком. При отказе от выделенных мест полученный сбор не подлежит возврату.

Указания об изменении порядка взимания сбора за резервирование Перевозчик обязан направить в адрес ЦЛ, всем уполномоченным агентам продажи, а также иным Перевозчикам для учета в текущей работе.

Все заявки на перевозку ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ) регистрируются уполномоченными сотрудниками структурного подразделения Перевозчика в специальном журнале (Приложение N 4). По усмотрению Перевозчика стандартная форма журнала может быть расширена дополнительными графами. Допускается ведение журнала в электронной форме.

Запросы иных Перевозчиков и/или уполномоченных агентов продажи на выделение мест, а также запросы на резервирование мест с увеличенным сроком выкупа контролируются и проверяются уполномоченным руководителем Перевозчика в соответствии с внутренними нормативными актами ОАО "РЖД" и/или Перевозчика.

Все заявки, включая запросы от других Перевозчиков и уполномоченных агентов продажи, на резервирование мест хранятся в архиве Перевозчика в течение 12 месяцев.

По окончании месяца проводится анализ работы по заявкам с учетом выкупленных мест и поступивших отказов от зарезервированных мест (отдельно по заявкам с увеличенным сроком резервирования) для принятия решения по организации дальнейшей работы с конкретными Организаторами перевозки.