2.3.1. Требования к структуре решения

Принципиальные составляющие решения для комплексной автоматизации государственного архива должны обеспечивать:

- автоматизацию всех уровней управления - от руководящего звена учреждения до кураторов по направлениям деятельности;

- многопользовательские режимы на основе ролевой модели, обеспечивающей предоставление пользователю только того объема информации, который необходим для принятия решений в данный момент времени;

- регистрацию изменения по каждому документу, характеристике и показателю в привязке к автору изменения и с учетом обоснования этих изменений;

- независимость информационной модели от организационной структуры учреждения, что дает возможность при изменении организационной структуры оперативно подстроить конфигурацию системы без внесения изменений в основные бизнес-процессы и программные модули;

- агрегирование характеристик и показателей деятельности по уровням управления;

- распределенное ведение справочников в централизованной базе нормативно-справочной информации;

- избавление от дублирования информации при вводе на основе автоматической проверки на дублетность;

- оперативное моделирование изменений в бизнес-процессах;

- оперативное проведение процессов композиции/декомпозиции информации без нарушения связей между объектами учета в системе;

- формирование сводных информационных массивов, на основе накопленных данных используемых в качестве первичной информацией для следующих уровней агрегирования и управления;

- увязку характеристик и показателей с процессами и ответственными за сопровождение процессов;

- сквозную идентификацию объектов учета на основе заданного алгоритма кодирования;

- классификацию объектов деятельности;

- применение шаблонов при построении системы и ее компонентов в части подходов, алгоритмов, процессов, отчетов, вплоть до уровня регистрационных карточек объектов учета;

- доступность и легкость распространения проектных решений, возможность многократного воспроизведения частей проекта в новых разработках;

- обеспечение единообразного описания и интерпретации данных, независимо от места и времени их получения в системе;

- стандартизацию структуры документации.

Для создания системы может быть использовано специализированное ПО как отечественных, так и зарубежных разработчиков или выполнена заказная разработка.