2.5.8. Подготовка документов, направляемых представителям иностранных государств

2.5.8. Подготовка документов, направляемых

представителям иностранных государств

В Службе принято использовать личное письмо для международной переписки.

Документы, направляемые в посольства, торговые представительства, а также в другие иностранные организации, находящиеся в Москве и за границей, составляются на русском языке на тисненом бланке Службы. В необходимых случаях к подлинному документу прилагается его неофициальный перевод на языке адресата. Неофициальный перевод печатается на чистом листе бумаги, не подписывается, не имеет печати, сверху в правом углу перед текстом печатается: "Неофициальный перевод".

Все исходящие документы печатаются исполнителем в том количестве экземпляров, которое требуется для рассылки во все заинтересованные организации. На экземпляре, предназначенном для передачи иностранным представителям, не проставляются фамилия и телефон исполнителя, количество отпечатанных экземпляров, рассылка и др. Все указанные реквизиты помещаются на визовом экземпляре документа, остающемся в деле.

На первом экземпляре личных писем исходящие регистрационные номера не проставляются. Они проставляются на втором и последующих экземплярах.

На копии документа, вручаемого иностранному представителю во время беседы, делается отметка в левом нижнем углу последнего листа: кто, кому и когда передал документ.

Конверты для писем подготавливает исполнитель. Адрес на конвертах для отправки за границу пишется на русском языке, языке страны назначения (или на английском языке).

Личное письмо является документом, который используется в переписке Службы с иностранными посольствами, миссиями, торговыми представительствами и другими иностранными организациями.

В личном письме излагаются вопросы самого разнообразного характера. Личное письмо составляется от имени подписывающего письмо.

Личное письмо печатается на тисненом бланке.

В правом верхнем углу бланка печатаются название города, откуда отправляется документ, дата отправления проставляется от руки при регистрации.

Текст письма начинается с обращения к адресату по должности или фамилии. В обращении принято слово "Уважаемый".

Письмо заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения.

Реквизит "Подпись" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из инициала имени, фамилии и должности и печатается по центру правой части листа. Под текстом письма ставится личная подпись лица, от имени которого написано письмо.

Адрес в письме печатается на первой странице в левом нижнем углу независимо от количества страниц письма.

В адресе указываются инициалы, фамилия, полная официальная должность адресата, названия страны и города, которые пишутся каждый с новой строки и с прописной буквы, при этом слово "Господин" пишется полностью.

Исходящий номер на подлиннике не указывается, он проставляется на конверте. Образец оформления личного письма представлен в приложении N 19.