4.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

4.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Службе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

4.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и выше) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

Номенклатура дел является основным учетным документом дел за текущий год.

4.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Службе и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых управленческих документов), утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558, сводной номенклатурой дел Службы.

При составлении номенклатуры дел структурного подразделения Службы (приложение N 25) изучаются документы, образующиеся в его деятельности, их виды, состав и содержание.

4.1.4. Номенклатура дел Службы (приложение N 26) утверждается приказом Службы.

Электронная версия номенклатуры дел каждого структурного подразделения направляется в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий для свода и подготовки проекта приказа.

4.1.5. Вновь созданное структурное подразделение, а также структурное подразделение, в котором произошли изменения структуры, обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий.

4.1.6. Если в течение года в Службе возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, то они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

4.1.7. По окончании года составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году, которая направляется в Управление административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий вместе с номенклатурой дел на следующий календарный год.

4.1.8. Названиями разделов номенклатуры дел структурных подразделений Службы являются названия отделов, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

4.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Службы.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания (сборники, справочники, бюллетени и др.).

4.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

Графа 1 (индекс дела).

В этой графе номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Службе цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера отдела согласно структуре структурного подразделения, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В номенклатуре дел, как правило, сохраняются одинаковые индексы (порядковые номера заголовков по номенклатуре) для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индексы сохраняются.

Графа 2 (заголовок дела).

В эту графу номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("входящая переписка", "исходящая переписка", "разные документы" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название Службы или структурного подразделения (автора документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которым относятся документы дела;

указание на содержание копии документов в деле.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в названии вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые группируются в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Разнородные корреспонденты в заголовках дел, содержащих переписку, не перечисляются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В заголовках дел, содержащих копии документов, после названия дела указывается - "Копии".

Подлинность документов дела в заголовках не оговаривается (соглашения, протоколы, приказы, контракты).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих нормативные правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы службы и др.).

Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются последовательно, например за годовыми отчетами следуют квартальные, за квартальными - месячные.

Дела с однородными заголовками вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей Перечня типовых управленческих документов.

Графа 3 (количество дел, томов).

В этой графе по окончании календарного года сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, указывается количество заведенных дел (томов).

Графа 4 (срок хранения).

В этой графе указываются сроки хранения дел, номера статей по Перечню типовых управленческих документов или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве срок хранения.

Графа 5 (примечание).

В этой графе указываются название Перечня типовых управленческих документов, использованного при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о местонахождении подлинных документов, о переходящих делах (например, Дело, переходящее с 2007 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

4.1.11. На основе номенклатур дел структурных подразделений отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий составляет сводную номенклатуру дел Службы. Сводная номенклатура дел один раз в пять лет рассматривается и согласовывается на заседании Центральной экспертной комиссии Службы (ЦЭК), затем направляется на согласование с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ) и утверждается руководством Службы.

4.1.12. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Службы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

4.1.13. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Службы. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Службы.

4.1.14. Сводная номенклатура дел печатается в 2-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры является документом постоянного срока хранения, включается в номенклатуру дел Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий в разделе отдела делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий. Второй направляется в ГА РФ.

4.1.15. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

4.1.16. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново с ГА РФ в случае коренных изменений функций и структуры Службы.