3.8. Отправка документов

3.8.1. Отправку исходящих документов Службы осуществляет отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, подлежащие отправке, передаются в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий полностью оформленные, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

3.8.2. Если подлинный экземпляр документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа, остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ, а в регистрационной карточке делается отметка об отправке документа нарочным.

3.8.3. Отправка документов, подписанных Руководителем или заместителями Руководителя и адресованных в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу, Федеральное Собрание Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), Евразийскую экономическую комиссию, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляется отделом делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий нарочным, почтой или по системе МЭДО.

3.8.4. Документы, отправляемые Службой, передаются почтой и с помощью технических средств связи. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает структурное подразделение - исполнитель.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

3.8.5. При отправке документа почтой в отделе делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий осуществляются конвертирование документа с указанием адреса, взвешивание, маркирование, заклеивание и передача на отправку в местное отделение связи и с использованием ГСП (городская служебная почта).

На заказную корреспонденцию (документы с пометкой "Для служебного пользования", письма за подписью Руководителя, документы с печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, архивные справки, финансовые документы и др.), корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, составляются реестры. После отправки документов из Службы реестры с отметками почтового отделения связи (роспись в реестре работника почтового отделения связи о получении корреспонденции, проставление печати) возвращаются в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий.