3.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

3.10.1. Иностранная корреспонденция (на иностранном языке), поступившая на имя Руководителя, заместителей Руководителя, регистрируется в отделе делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий с пометкой "Иностранная корреспонденция без перевода" и направляется на рассмотрение заместителю Руководителя, ответственному за международное сотрудничество.

3.10.2. Приглашения на приемы отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий передает в секретариаты Руководителя и заместителей Руководителя.

3.10.3. Документы, направляемые Службой в адрес иностранных посольств и миссий в Москве, а также иностранных фирм и организаций за рубежом, поступают от исполнителей в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий для регистрации и отправки.

3.10.4. Экземпляр документа, подлежащий передаче иностранному представителю, должен иметь дату, а регистрационный номер проставляется только на вербальных нотах. Фамилия исполнителя и другие реквизиты не указываются.

3.10.5. Должностное лицо, передавшее документ представителям иностранных государств, делает отметку на визовом экземпляре о том, какой экземпляр кому и когда вручен, и заверяет документ своей подписью. Все копии врученного документа регистрируются одним исходящим номером. Визовые экземпляры документов списываются в дело согласно утвержденной номенклатуре.