3.6. Организация работы с исходящими документами

3.6.1. Документы на бумажных носителях, подписанные Руководителем и заместителями Руководителя, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), в федеральные органы исполнительной власти и другие организации, печатаются в количестве, необходимом для отправки адресатам с учетом визового экземпляра.

3.6.2. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Службы (внутреннее согласование) возлагаются на структурное подразделение - ответственного исполнителя документа.

3.6.3. Проекты документов Службы готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До представления на подпись руководству исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки.

Подготовленные проекты документов визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения, соисполнителями; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра (копии) документа в нижней его части (кроме приказов) или на листе согласования.

Согласование проекта документа может производиться в электронном виде с использованием электронной подписи.

3.6.4. Документы, представляемые на подпись Руководителю, заместителям Руководителя, руководителям структурных подразделений, должны иметь временный номер с прикрепленным электронным образом (файлом) документа к его регистрационной карточке в СЭДО. Не прикрепляются к регистрационной карточке электронные образы документов, указанных в пункте 3.4.3.

3.6.5. В регистрационной карточке СЭДО исполнителем заполняются следующие поля:

вид документа;

доступ - общий, ДСП;

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

содержание - краткое содержание документа;

исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

адресаты - учреждения, куда направляется документ;

кому адресован документ;

номер бланка;

состав - количество листов документа и приложений к нему;

связи карточек - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ.