3.12. Обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства и передачу дел на архивное хранение

3.12. Обязанности сотрудников, ответственных за ведение

делопроизводства и передачу дел на архивное хранение

3.12.1. На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие функции:

обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений) руководителем структурного подразделения и контроль их доведения до исполнителей в структурном подразделении;

передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю;

учет и регистрация внутренних документов (в Секретариатах руководства Службы), подписанных руководством структурного подразделения, в том числе и электронной подписью, проверка прикрепления к регистрационной карточке СЭДО файла документа, проверка правильности подготовки документов к регистрации, проверка правильности оформления документов и их отправка, консультирование сотрудников структурного подразделения по работе в информационных системах Службы в части документооборота;

контроль прохождения документов в подразделении;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

контроль за вводом в информационные системы Службы о ходе и исполнения поручений сотрудниками структурного подразделения;

ежегодная проверка наличия в структурных подразделениях документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования", ведение журнала учета документов с пометкой "Для служебного пользования" (приложение N 22) и журнала учета электронных носителей информации (приложение N 23);

составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе предложений отделов структурного подразделения, согласование в Управлении административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий и ее хранение;

списание исполненных документов (в том числе электронных документов) в дело согласно номенклатуре дел структурного подразделения;

формирование, оформление дел в соответствии с номенклатурой, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством; подготовка и своевременная передача дел на хранение в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий;

хранение бланков Службы, ведение журнала учета бланков Службы, контроль за использованием бланков, а также своевременная передача на уничтожение бланков согласно установленному порядку;

иные функции в соответствии с актами Службы.

3.12.2. На время болезни (отпуска, командировки) сотрудника, ответственного за делопроизводство, его обязанности возлагаются на другого сотрудника.

3.12.3. При увольнении или переходе на другую работу сотрудник структурного подразделения должен сдать находящиеся у него на исполнении документы назначенному на его должность сотруднику или сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, либо лицу, его замещающему.

При увольнении сотрудника, ответственного за делопроизводство, числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному сотруднику по акту приема-передачи (приложение N 24), который утверждается руководителем структурного подразделения.