4.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

4.3. Подготовка документов и дел к передаче

на архивное хранение

4.3.1. Подготовка документов к передаче на хранение в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий включает работу сотрудников отдела делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. Обязательным условием подготовки дел к передаче на архивное хранение является проверка списания каждого документа в соответствующее дело по номенклатуре в регистрационной карточке СЭДО в поле "Архив".

4.3.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

4.3.3. Экспертиза ценности документов в Службе на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий.

4.3.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Службе создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

4.3.5. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается Руководителем по согласованию с Федеральным архивным агентством.

4.3.6. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно отделом делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий совместно с ЦЭК. Все решения ЦЭК протоколируются, протоколы формируются в самостоятельные дела.

4.3.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются: отбор дел постоянного и временного (10 лет и выше) срока хранения для передачи в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

4.3.8. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, сводной номенклатуры дел Службы и номенклатуры дел структурного подразделения путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к содержанию дела документы с временными сроками хранения. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов постоянного срока хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Службы.

4.3.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (10 лет и выше) хранения и по личному составу (приложение N 30), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 31).

4.3.10. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

4.3.11. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (10 лет и выше) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

4.3.12. В каждом структурном подразделении Службы ежегодно составляются описи дел постоянного хранения при непосредственном методическом руководстве отдела делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий. По этим описям документы сдаются в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для формирования сводной описи дел Службы, которую готовит отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий.

4.3.13. Опись дел структурного подразделения организации составляется в трех экземплярах. Сотрудники отдела делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий проверяют правильность оформления сдаваемых дел, описей, после приема дел расписываются на всех экземплярах описи. Два экземпляра описи остаются на хранении в отделе делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий, третий экземпляр возвращается и хранится в структурном подразделении.

4.3.14. Оформлению подлежат дела Службы при их заведении и после завершения года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за делопроизводство и передачу дел на архивное хранение, при методической помощи и под контролем отдела делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий.

4.3.15. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 32);

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (приложение N 33);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 34);

подшивку или переплет дела;

пересистематизацию документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела со сроками хранения до 10 лет оформляются упрощенно:

листы не нумеруются;

лист-заверитель дела не составляется;

допускается хранение дела в скоросшивателях;

пересистематизация документов в деле не производится.