2.2. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые Службой, имеют определенный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлен следующий состав реквизитов документов федеральных органов исполнительной власти:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование Службы;

в) должность лица - автора документа;

г) справочные данные о Службе;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

и) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

к) адресат;

л) наименование либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) отметка о наличии приложений;

о) гриф согласования;

п) виза;

р) подпись должностного лица;

с) гриф утверждения;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о поступлении документа;

щ) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

2.2.1. Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

2.2.2. Наименование Службы

Наименование Службы указывается в точном соответствии с положением о ней. Сокращенное наименование помещают в скобках под полным наименованием.

2.2.3. Должность лица, подписавшего документ

Наименование должности лица в бланках Руководителя Федеральной службы по аккредитации и заместителя Руководителя Федеральной службы по аккредитации указываются под наименованием Службы.

В случае использования бланка Федеральной службы по аккредитации в состав реквизита "Подпись", помимо фамилии и инициалов, включается наименование должности.

2.2.4. Справочные данные о Службе

Справочные данные о Службе включают в себя: почтовый адрес Службы, номер телефона справочной службы Службы, официальный адрес электронной почты, официальный адрес Службы в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

2.2.5. Вид документа

Наименование вида документа, создаваемого Службой (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ), включается в бланк соответствующего вида документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

2.2.6. Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (Москва) указывается на бланках документов Службы, за исключением бланков писем.

2.2.7. Дата документа

Датой документа является дата его регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа в СЭДО или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, является дата более поздней подписи.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

2.2.8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Службе с использованием СЭДО.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный (входящий) номер документа, поступившего в адрес Службы на имя Руководителя или на имя заместителя Руководителя, имеет порядковый номер в пределах календарного года.

Регистрационный (исходящий) номер документа, подписанного Руководителем, заместителем Руководителя, начальником структурного подразделения, заместителем начальника структурного подразделения, начальником отдела состоит из порядкового номера в пределах календарного года, инициалов имени и фамилии подписавшего лица (с возможностью их применения в обратном порядке).

Регистрационные (внутренние) номера могут содержать буквенно-числовые префиксы и суффиксы по каждому из видов документов.

Присвоение регистрационных номеров осуществляется также по видам документов в пределах календарного года (приказы, распоряжения, протоколы и т.д.).

Регистрационный номер документа, изданного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.2.9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа может указываться в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

2.2.10. Адресат

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Все строчки реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Наименование организации следует писать перед наименованием структурного подразделения.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочный интервал.

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

При адресовании письма в организацию указываются сначала ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают сначала фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, подведомственные организации и постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится.

При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки (приложение N 12).

Если необходимо, чтобы адресат знал, кому еще направлен документ, на обороте последнего листа документа печатается его полная рассылка.

2.2.11. Наименование документа

Наименование документа - заголовок к тексту, отражающий краткое содержание документа, - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок согласовывается с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем? (о ком?)",

"чего? (кого?)"

Заголовок составляется лицом, подготавливающим проект документа.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту служебного письма печатается под реквизитами бланка от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой). Заголовок к тексту может занимать до 4 - 5 строк по 28 - 35 знаков в строке (в отдельных случаях допускается большее число строк и знаков). В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

2.2.12. Текст документа

Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Документы, создаваемые в Службе, могут изготавливаться при помощи средств электронно-вычислительной техники, с использованием текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов "Times New Roman" размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, 16 через 1 - 2 интервала.

Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка, такое же расстояние между текстом документа и подписью, в установленных границах полей: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее, кроме документов, указанных в подпунктах 2.3, 2.5.2, 2.5.3. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже.

или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.)

Словесные характеристики должны согласовываться с наименованиями признаков.

При составлении текста в виде таблицы в заголовках граф и строк существительные указываются в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих после первой страницах таблицы должны быть напечатаны только номера граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания для создания документа; во второй - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать только одну (вторую) часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и организации - автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: ...Правительство Российской Федерации постановляет...; Коллегия постановила...; Министерство не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер.

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

2.2.13. Отметка о наличии приложений

Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о наличии приложений оформляется под текстом письма с красной строки от границы левого поля. Если в тексте письма есть ссылка на приложение, то в отметке о наличии приложений указываются только количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов.

Если в тексте письма нет ссылки на имеющееся приложение, то в отметке о наличии приложений указываются его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Сопроводительные письма, имеющие в качестве приложения документы с пометкой "Для служебного пользования", также должны иметь пометку "Для служебного пользования". Отметка о наличии приложений в сопроводительном письме должна содержать пометку "Для служебного пользования".

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.

Если в отметке о наличии приложений указывается документ, имеющий собственное приложение, то указанная отметка оформляется следующим образом:

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Если текст приложения к документу содержится на электронном носителе информации, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации (дискета, флеш-накопитель, компакт-диск и т.п.) и количество штук.

На приложениях к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются ("Приложение N 1, Приложение N 2"). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер.

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения документа.

Допускается написание выражения "ПРИЛОЖЕНИЕ N" прописными буквами.

2.2.14. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

с руководителями территориальных органов - при необходимости;

с общественными организациями - при необходимости.

2.2.15. Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами Службы оформляется визой на документе.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на лицевой стороне последнего листа экземпляра проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Службы (приказы, распоряжения и др.), виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника. Помимо визирования последнего листа подлинника к распорядительным документам на отдельном листе составляется лист согласования.

На внутреннем документе и на копии отправляемого документа (исходящего письма) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Документы, представляемые на подпись Руководителю, в обязательном порядке визируются курирующим заместителем Руководителя. Если документы касаются установленной сферы деятельности других структурных подразделений Службы, то они подлежат визированию руководством этих структурных подразделений. Позиция заинтересованного структурного подразделения может быть изложена в отдельном письме. Ответственность за учет этой позиции при подготовке документов лежит на исполнителе.

Проекты нормативных правовых актов и распорядительных актов в обязательном порядке визируются отделом правового обеспечения Контрольно-аналитического управления Службы после визирования всеми заинтересованными структурными подразделениями Службы.

2.2.16. Подпись должностного лица

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти, органы законодательной (представительной) и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, подписываются Руководителем, заместителем Руководителя, начальниками структурных подразделений и их заместителями в соответствии со статусом исходящего документа.

Документы, направляемые в организации и гражданам, подписываются Руководителем, его заместителями, начальниками структурных подразделений и их заместителями в соответствии с их компетенцией. Право подписи служебных писем устанавливается положениями о структурных подразделениях, положениями об отделах, должностными регламентами.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Электронные документы подписываются электронной подписью.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. В реквизите "Подпись" наименование должности лица, подписавшего документ, выравнивается относительно левой границы поля. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем.

При оформлении документа на бланке Руководителя или заместителя Руководителя в реквизите "Подпись" наименование должности не указывается.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то проект документа переделывают и документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (и.о. или зам.).

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

В случае временной нетрудоспособности, отпуска, командировки или отсутствия по другой причине должностного лица документы подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности, назначенное приказом. При этом подпись оформляется следующим образом:

2.2.17. Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.

2.2.18. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе.

Служба имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы установленного образца.

Печать проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте бланка документа.

2.2.19. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом ниже реквизита "Подпись", оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию).

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, при необходимости прошиваются, копии дополняются указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

2.2.20. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его служебного телефона и печатается шрифтом размером N 8.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Отметка об исполнителе документа с пометкой "Для служебного пользования" проставляется на обороте последнего листа документа и печатается шрифтом размером N 8.

Указанная пометка должна содержать следующую информацию:

количество отпечатанных экземпляров документа;

вид средства вычислительной техники, с применением которого была обработана служебная информация ограниченного распространения;

вид электронного носителя информации, на котором был создан и временно сохранен файл документа, учетный номер данного носителя;

дата создания проекта документа;

отметка об уничтожении временно созданного на электронном носителе информации файла, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, подтвержденная подписью исполнителя документа;

отметка о направлении конкретных экземпляров отпечатанного документа, в том числе, в адрес и дела, соответствующие номенклатурам дел;

отметка об исполнителе документа, включающая его фамилию, инициалы, номер служебного телефона и наименование департамента (в случае если созданный документ относится к категории внутренней переписки, вместо наименования департамента указывается наименование отдела, в котором работает исполнитель).

2.2.21. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа), на бланке указания по исполнению документа (лист бумаги формата А6).

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание основных поручений (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, регистрационный номер и дату документа, к которому относятся указания по исполнению документа.

На обращениях граждан указания по исполнению документа от руки не пишутся.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.

2.2.22. Отметка о контроле документа

Отметка о контроле проставляется на регистрационной карточке СЭДО (в правом верхнем углу) и на бланке указаний по исполнению документа (в левом верхнем углу), поставленного на контроль. Обозначается буквой "К" или словом "Контроль".

2.2.23. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа помещается слева в нижнем поле первого листа документа и включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Документы, которые стояли на контроле, необходимо списывать в дело только после снятия их с контроля.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, в реквизит "Отметка об исполнении и направлении его в дело" включаются краткие сведения об исполнении.

2.2.24. Отметка о конфиденциальности

Пометка об ограничении доступа к документу проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, пометка об ограничении доступа к документу имеет вид: "Для служебного пользования" и проставляется на каждом экземпляре документа.

Пометка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам и может дополняться указанием номера экземпляра документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через 1 интервал и центрируется по отношению к ней.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, пометка о поступлении документа в Службу, пометки: "Лично", "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", и др.