3.7. Регистрация исходящих документов

3.7.1. Документы, подписанные Руководителем, заместителями Руководителя, руководством структурных подразделений, передаются исполнителем на регистрацию и отправку в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий.

3.7.2. Исполнитель передает на регистрацию в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий подлинник документа, являющегося основанием для подготовки ответа, вместе с подлинником указания по исполнению документа и все экземпляры (подлинник и визовые) исходящего документа, подписанного Руководителем, заместителями Руководителя, руководством структурных подразделений Службы.

Исполнитель представляет документы на регистрацию после их подписания не позднее чем за 45 минут до окончания рабочего дня.

3.7.3. При присвоении постоянного регистрационного номера осуществляется проверка правильности оформления документа - адрес получателя, наличие подписей, приложений, указанных в тексте письма, отметки об исполнителе и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, заполнение временной регистрационной карточки в СЭДО, наличие прикрепленного файла документа. Документы за подписью Руководителя, заместителей Руководителя сканируются и прикрепляются к регистрационной карточке. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Подлинник исполненного документа и визовый экземпляр исходящего документа возвращается исполнителю для списания документа в дело согласно номенклатуре дел.

3.7.4. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на копии. Датой регистрации документа является дата его представления на регистрацию.

3.7.5. Вторые (визовые) экземпляры документов за подписью Руководителя или заместителей Руководителя формируются структурными подразделениями в дела в соответствии с номенклатурой дел. Соответствующая информация о списании документа вносится в регистрационную карточку СЭДО. Входящие документы (поручения, письма и др.) формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них. Подлинники документов, отправленных по системе МЭДО, а также входящие документы (поручения, письма и др.) подшиваются в соответствующее дело.

Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются в СЭДО и с электронной регистрационной карточки переносятся на документ зарегистрировавшим его работником.