4.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

4.4. Уничтожение документов и дел с истекшими

сроками хранения

4.4.1. Отбор документов Службы за соответствующий период к уничтожению и составление на них акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения Службы за этот же период.

Акты о выделении к уничтожению документов рассматриваются и передаются в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий для составления сводного акта о выделении к уничтожению документов Службы.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Службы одновременно.

Описи дел постоянного хранения подлежат утверждению на экспертно-проверочной комиссии ГА РФ, описи дел личного состава согласовываются с экспертно-проверочной комиссией ГА РФ.

4.4.2. Дела передаются на переработку (утилизацию) по приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Службы проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

4.4.3. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 года).

4.4.4. Заголовки дел, включаемых в акт, должны полно и точно отражать содержание документов. Дела с однородными документами вносятся в акт под одним заголовком, а затем указываются индексы дел по номенклатуре, количество дел за каждый год отдельно и общее количество дел. При уничтожении части документов из дела в заголовке пишется содержание документов, затем указываются индекс дела, из которого они изъяты, и общее количество листов.