2.5.6. Служебные письма

2.5.6.1. Служебные письма Службы готовятся как:

доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Министерства экономического развития Российской Федерации;

исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Министерства экономического развития Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Службы;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы на обращения граждан, в том числе иностранных, запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

инициативные письма;

международная переписка - личное письмо.

По содержанию и назначению письма могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями и др.

2.5.6.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указаниями по исполнению документов руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указаний по исполнению документов.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документов руководителя.

2.5.6.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках установленного образца формата А4 (образец оформления служебного письма в Приложении N 18). Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "Подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Службы, направляемое адресату внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресате.

2.5.6.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

При оформлении письма на бланке должностного лица, а также во внутренних документах текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.5.6.5. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается положениями о структурных подразделениях, положениями об отделах, должностными регламентами.

2.5.6.6. Служебные письма печатаются в нескольких экземплярах: необходимое количество отправляется адресатам; визовой экземпляр подшивается в соответствующее дело.

Исходящие документы за подписью Руководителя и заместителей Руководителя печатаются в количестве, необходимом для отправки адресатам. Визовой экземпляр и основание для подготовки ответа подшиваются в соответствующее номенклатуре дело и остаются на хранении, за исключением документов, исполнение которых не завершено.

2.5.6.7. Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля ниже границы верхнего поля страницы на 3 межстрочных интервала. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала.

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.

Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, Министра экономического развития Российской Федерации, его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

Заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма, печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 35 знаков в строке. Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.

К тексту документа небольшого объема (до 4 - 5 строк) заголовок не составляется.

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта может указываться в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

Текст письма отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

В адрес Президента Российской Федерации и в адрес Правительства Российской Федерации документы печатаются через 1,5 интервала.

Текст письма излагается от третьего лица единственного числа

или от первого лица множественного числа.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.

Во вступительной части письма объясняются причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, информационный и др.) и констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо - просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем", "информируем" (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от названия должности запятой.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

Отметка о наличии приложения отделяется от текста письма 1,5 - 2 межстрочным интервалом. Слово "Приложение" печатается без кавычек с красной строки на расстоянии 1,25 см от левого поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Виза в служебных письмах проставляется в нижней части последнего листа копии документа, помещаемой в дело Службы согласно номенклатуре дел. Если письмо пересылается адресату по факсу, виза проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника.

Подпись, как правило, отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества, фамилия, при этом перед фамилией ставится пробел. Если письмо оформляется на именном бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.

Отметка об исполнителе - инициалы и фамилия исполнителя, номер его служебного телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля размеров шрифта N 8 через один интервал.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Службы, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

2.5.6.8. Порядок оформления сносок в служебных письмах аналогичен оформлению сносок в проектах приказов (пункт 2.5.2.5).