2.5.9. Телеграммы, документы, передаваемые по каналам электронной почты и факсимильной связи

2.5.9. Телеграммы, документы, передаваемые по каналам

электронной почты и факсимильной связи

2.5.9.1. Телеграммы

Телеграфная переписка допускается только с иногородними адресатами в исключительных случаях или по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.

Текст телеграммы печатается прописными буквами шрифтом N 14 через 1,5 - 2 межстрочный интервал. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:

отметка о категории телеграммы (правительственная, срочная и т.д.);

адрес получателя;

должность получателя;

Ф.И.О. получателя;

текст;

регистрационный номер и дата регистрации;

подпись (должность, инициалы и фамилия подписывающего лица).

В нижней части под чертой указываются адрес и наименование Службы, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, ставится печать, удостоверяющая подпись, указываются фамилия и телефон исполнителя. Телеграмма подписывается под чертой.

Текст телеграммы составляется ясно и кратко. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы.

Если телеграмма подписывается руководителями нескольких организаций, то их подписи заверяются печатями этих организаций.

Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс необходимое количество копий.

В адресе на каждом экземпляре следует указывать только тот пункт назначения, куда следует доставить телеграмму, другие пункты и адреса печатаются в начале текста телеграммы.

Образец оформления телеграммы представлен в приложении N 20.

2.5.9.2. Электронные сообщения

Электронные сообщения в адрес Службы поступают по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), на официальный электронный адрес Службы в сети Интернет, доступ к которому предоставлен Управлению административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий.

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты.

Электронные сообщения, подлежащие регистрации, регистрируются Управлением административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий.

Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайну.

2.5.9.3. Факсограммы

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке в СЭДО.

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в секретариатах руководства Службы.

Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", а также содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайны.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.

Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен быть выполнен на бумаге формата А4 шрифтом черного цвета и соответствовать требованиям к оформлению документа.

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода или отправляются с переводом, заверенным лицом, подписавшим факсограмму.

Документы, передаваемые по факсу, возвращаются исполнителю с отметкой о времени передачи для дальнейшей отправки документа почтой.

Ответственность за содержание информации, передаваемой посредством факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ.