3.15. Особенности работы с электронными документами

Порядок работы с электронными документами в Службе регламентируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота", настоящей Инструкцией и другими нормативными правовыми актами.

3.15.1. В Службе создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭДО.

В Службе используются информационные ресурсы автоматизированных систем (СЭДО, ФГИС Росаккредитации, АИС "Бюджетный учет", АИС "Кадры" и др.).

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в информационных системах Службы.

3.15.2. Для подтверждения подлинности электронных документов в Службе и при передаче их в другие государственные органы используются электронные подписи в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

3.15.3. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

3.15.4. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДО. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

3.15.5. При направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Службы, хранении электронных документов вместе с электронными документами направляются (хранятся) их регистрационные карточки.

3.15.6. Электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Службы. При составлении номенклатуры дел в графе Примечание проставляется "Электронные документы" или "ЭД".

3.15.7. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми перечнями документов, с указанием сроков хранения.

3.15.8. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководством Службы, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

3.15.9. Электронные документы могут также передаваться на архивное хранение в Электронный архив Службы (ЭАМ).