2.3.5. Особенности оформления документов, передаваемых по информационным системам общего пользования

2.3.5. Особенности оформления документов,

передаваемых по информационным системам общего пользования

2.3.5.1. Телеграмма.

Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.

В состав телеграммы входят следующие реквизиты:

наименование документа - телеграмма;

отметка о категории телеграммы - "Правительственная", "Срочная" и т.д.;

адресат - подробный адрес с указанием номера отделения связи, позволяющего обеспечить доставку телеграммы адресату (кроме железнодорожных адресатов), и полное наименование адресата (железнодорожные адресаты допускается указывать сокращенно);

текст - содержание телеграммы;

регистрационный номер и дата регистрации;

подпись;

расшифровка подписи;

отметка об исполнителе.

Телеграммы оформляются на бумаге формата А4 согласно образцу, приведенному в Приложении N 14 к настоящей Инструкции.

Текст телеграммы излагается кратко и печатается через 2 интервала прописным шрифтом без абзацев, исправлений, переноса слов. Заголовок на телеграммах не проставляется.

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его регистрационный номер и дату.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указываются адрес отправителя, наименование "Росжелдор", исходящий номер и дата, фамилия и телефон исполнителя, ставится печать, удостоверяющая подпись.

Визы проставляются на оборотной стороне первого экземпляра (подлинника) телеграммы. Порядок согласования текста телеграммы, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку согласования документов, установленному для служебных писем.

Ответственность за своевременную и качественную подготовку телеграмм и соблюдение требований по их оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений, подготовивших телеграммы, а персональная ответственность - на непосредственных исполнителей.

Правительственные телеграммы подписываются только руководителем Росжелдора или его заместителями.

Если телеграмма содержит более 4-х адресатов, то подписывается каждый экземпляр. При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнитель прилагает к подписанной телеграмме необходимое количество копий с указанием на каждой из них подробного адреса получателя.

Подписанные руководителем Росжелдора или его заместителями телеграммы представляются исполнителем, подготовившим текст телеграммы, на регистрацию в службу ДОУ с приложением двух копий и указанием на каждой из них подробного адреса получателя и отправляются через почтовое отделение "Почты России". Копии отправленных телеграмм с отметкой почты России хранятся в службе ДОУ (экспедиции).

Телеграммы, подписанные руководителем структурного подразделения, регистрируются лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, с последующим их отправлением через почтовое отделение "Почты России" и формированием в дела.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557).

2.3.5.2. Факсограмма.

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.

Отправляемые документы (факсограммы) должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение.

Объем передаваемого документа (факсограммы), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Запрещается передавать через факсимильную связь текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

На передаваемом документе (факсограмме) в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки".

В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа (факсограммы) ставится отметка об исполнителе.

Документ (факсограмма), подписанный руководителем Росжелдора или его заместителями, регистрируется службой ДОУ; руководителями структурных подразделений - лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Документы, предназначенные для отправки, подлежат обязательному учету. После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой на оборотной стороне последнего листа подлинника о времени отправки.

Поступившие в Росжелдор факсограммы подлежат обязательному учету. Принятые факсограммы доставляются по назначению под расписку в день приема, срочные - немедленно.

2.3.5.3. Телефонограмма.

Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Текст телефонограммы должен содержать не более 50 слов.

Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается.

Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается руководству Росжелдора на рассмотрение, второй подшивается в дело входящих телефонограмм.

После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства Росжелдора подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.