6.3. Организация оперативного хранения документов

6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Росжелдора дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются на хранение в службу ДОУ.

6.3.2. Документы, письма, обращения граждан, поступившие непосредственно в структурные подразделения, хранятся в этих структурных подразделениях.

В структурных подразделениях также хранятся и неправительственные документы и обращения граждан, поступившие к ним на исполнение или ознакомление с поручениями руководства Росжелдора.

6.3.3. Кадровые приказы хранятся в отделе кадров и государственной службы Административно-кадрового управления по месту их регистрации.

6.3.4. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения начальника службы ДОУ. Выдача дел работникам структурных подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов после согласования с руководителем Росжелдора или его заместителем, курирующим службу ДОУ, а также начальником службы ДОУ, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Росжелдора с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

6.3.5. Ответственность за сохранность, упорядочение учета документов и соблюдение установленного порядка их использования в структурных подразделениях возлагается на их руководителей и работников, отвечающих за ведение делопроизводства.

6.3.6. Документы, находящиеся на исполнении в структурном подразделении, хранятся у исполнителей до окончания срока исполнения. Эти документы хранятся в запирающемся столе либо в шкафу.