3.7. Работа исполнителей с документами

3.7.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта исходящего документа (письма, телеграммы и др.) или внутреннего документа (приказа, распоряжения и др.), его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Росжелдора или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Руководители структурных подразделений обеспечивают и организуют оперативное рассмотрение и исполнение поступивших к ним документов.

3.7.2. Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая содержит фамилии исполнителей, указание о порядке и характере исполнения документа, подпись руководителя Росжелдора и дату.

Поручения, содержащиеся в приказах, распоряжениях Росжелдора и протоколах, доводятся до исполнителей путем направления им копии приказа, распоряжения, протокола (выписок из этих документов).

3.7.3. Подлинник подлежащего исполнению документа с поручением руководителя Росжелдора направляется заместителю руководителя Росжелдора, указанному в поручении (резолюции) первым, который организует работу по исполнению данного документа (поручения).

Подлинник документа с поручением (резолюцией) после рассмотрения заместителем руководителя Росжелдора направляется ответственному исполнителю.

В случае если поручение (резолюция) руководителя Росжелдора адресовано только заместителям, то заместитель руководителя Росжелдора, указанный в поручении (резолюции) первым, определяет ответственного исполнителя данного документа (поручения) в соответствии с компетенцией, указанной в соответствующем положении о структурном подразделении.

Если поручение дано заместителем руководителя Росжелдора, то подлинник документа с его поручением направляется ответственному исполнителю.

Если поручение (резолюция) руководителя Росжелдора или его заместителей адресовано нескольким руководителям структурных подразделений, то подлинник подлежащего исполнению документа с этим поручением (резолюцией) направляется непосредственно ответственному исполнителю - руководителю структурного подразделения, указанному в поручении (резолюции) первым, либо против фамилии которого стоит отметка "созыв", "обобщение", "отв.".

Другие исполнители, указанные в поручении (резолюции), являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку соответствующих материалов по копии документа с поручением (резолюцией).

3.7.4. Прием и регистрация документов, поступивших на исполнение в структурное подразделение, а также фиксация всех отметок об их прохождении и исполнении осуществляется лицами, занимающимися ведением делопроизводства в структурных подразделениях Росжелдора.

Рассмотрение документов производится, как правило, в день их поступления в структурное подразделение.

3.7.5. Ответственный исполнитель при необходимости дает соисполнителям конкретные задания по подготовке соответствующих материалов с указанием сроков их выполнения, а также может затребовать материалы от структурных подразделений, которые не указаны в поручении (резолюции).

Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, подписанные руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, и отвечают за их качество.

Проект документа, представляемый на подпись руководителю Росжелдора, должен быть завизирован руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы.

Проект документа, представляемый на подпись заместителю руководителя Росжелдора, должен быть завизирован руководителями заинтересованных структурных подразделений.

Проект документа представляется на подпись вместе с подлинником документа (поручения), на основании которого он подготовлен, и другими необходимыми материалами.

На проекте документа в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа проставляется отметка об исполнителе.

3.7.6. Структурные подразделения-исполнители представляют предложения по исполнению документов в зависимости от содержания поручения (резолюции) в виде:

докладов-ответов в вышестоящие органы;

согласованных проектов приказов, распоряжений по Росжелдору;

ответов корреспондентам;

докладных записок о выполнении поручений с приложением ответов корреспондентам.

3.7.7. Исполненные документы незамедлительно представляются ответственным исполнителем в службу ДОУ с копией ответа или другого материала, которым исполнен документ, где производится сверка соответствия текстов подписанного и визового экземпляров документа, его регистрация, снятие с контроля и подготовка к отправке либо рассылке согласно составленному исполнителем указателю рассылки.

Если документ направляется нескольким адресатам, то ответственный исполнитель предоставляет в службу ДОУ необходимое количество копий документа согласно составленному указателю рассылки.

Одновременно в целях своевременного учета мнения (предложений) Росжелдора ответственный исполнитель направляет письмо или другой материал, которым исполнен документ, соответствующему адресату по факсу, а оригинал передает на отправку в установленном порядке.

Телеграммы принимаются службой ДОУ завизированными, подписанными, датированными и с отметкой о категории и виде отправления.

3.7.8. При составлении и оформлении документов исполнитель должен руководствоваться требованиями настоящей Инструкции.

Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, и соблюдение сроков его выполнения.

Если руководитель Росжелдора либо его заместитель внес при подписании в подготовленный проект документа исправления, то исполнитель документа должен перепечатать его с учетом исправлений и внести соответствующие изменения в визовой экземпляр документа.

3.7.9. Если для исполнения поручения руководителя Росжелдора или его заместителей требуется подготовка приказа, распоряжения, протокола, то ответственный исполнитель готовит проект подписного экземпляра документа с визами согласования и указателем рассылки.

3.7.10. Сроки исполнения документов определяются руководителем Росжелдора или его заместителем, который дает поручение (подписывает резолюцию), исходя из срока, установленного вышестоящим органом, направившим документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

Сроки исполнения документов указываются в поручении (резолюции) либо определяются в соответствии с пунктом 5.6 настоящей Инструкции.

3.7.11. Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа).

Запросы по исполняемому документу в организации, подведомственные Росжелдору, и другие организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа (поручения) исполненным.

3.7.12. После исполнения документа проставляется отметка об его исполнении и направлении его в дело.

3.7.13. Исполнитель обязан в срок не позднее 10 дней после исполнения документа передать его лицу, ответственному за организацию делопроизводства в структурном подразделении, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.7.14. Особенности исполнения поручений Президента Российской Федерации, поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации и Правительства (далее - акты и поручения Президента Российской Федерации и Правительства), протоколах заседаний Правительства, поручений Председателя Правительства, заместителя Председателя Правительства, писем Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства (далее - органы):

поручения, а также письма, поступающие в Росжелдор непосредственно из указанных в настоящем пункте Инструкции органов, исполняются в Росжелдоре в порядке и сроки, установленные этими органами. Если не указан срок исполнения, то документ исполняется в срок не более 30 дней с даты его подписания;

ответы направляются непосредственно в органы и организации в соответствии с указанием вышеупомянутых органов;

по поручениям, не исполненным в установленный срок, руководители структурных подразделений Росжелдора, ответственные за исполнение поручения, в течение 3-х дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляют руководству Росжелдора объяснения о причинах его неисполнения.

3.7.15. Структурное подразделение, определенное ответственным исполнителем поручения, представляет проект доклада (ответа) руководству Росжелдора для подписания не позднее чем за 2 дня до истечения установленного в поручении (резолюции) срока.

3.7.16. Изменение ответственного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:

по документам, направленным на исполнение поручением руководителя Росжелдора или заместителя руководителя, - на основании резолюции руководителя (заместителя руководителя), давшего поручение, или по договоренности соответствующих руководителей структурных подразделений;

по документам, направленным на исполнение службой ДОУ, - по договоренности соответствующих руководителей структурных подразделений.

Изменение ответственного исполнителя и соисполнителей оформляется (учитывается) службой ДОУ.