3. Порядок прохождения исходящих документов

3.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит из составления проекта документа, его изготовления, согласования, подписания (утверждения), регистрации (регистрируемых документов) и отправки.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу. Документ представляется на подпись вместе с документами, на основании которых он готовился.

Перед докладом на подпись руководителю Агентства проектов приказов и других документов необходимо представить их на визирование в Управление консультанту-редактору для проверки правильности оформления, комплектности и правописания. На заключительное согласование (визирование) проекты приказов и другие документы докладываются заместителю руководителя Агентства, курирующему данное подразделение.

3.2. В высшие органы власти письма подписываются руководителем Агентства или лицом, его замещающим.

От имени Росрыболовства корреспонденция подписывается только руководителем Агентства или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей (Приложение 3).

3.3. Предложения Агентства по проектам федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, подготавливаемые структурными подразделениями, подписываются руководителем Агентства или лицом, исполняющим его обязанности, и направляются в Минсельхоз России.

3.4. Предложения по проектам актов вносятся в Минсельхоз России с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений.

В случае, если подготовленные предложения влекут за собой необходимость внесения изменений в другие акты, эти изменения отражаются в пояснительной записке.

3.5. Предложения Агентства по проектам правовых актов до их подписания подлежат обязательному визированию юридической службой и заместителем руководителя, курирующим данный вопрос, и согласованию, при необходимости, по поручению Минсельхоза России - с другими государственными органами и иными организациями.

3.6. По поступившим от Агентства предложениям в проекты актов Минсельхоз России принимает решения, о которых сообщает руководителю Росрыболовства в срок, не превышающий 1 месяца со дня получения предложений.

3.7. При необходимости Министерство вправе запросить у Агентства дополнительную информацию по внесенным предложениям.

3.8. Проекты актов (за исключением нормативных правовых) вносятся в Министерство с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений.

В сопроводительном письме указываются основание внесения, сведения о содержании и согласовании проекта. При этом проект акта визируется руководителем Агентства (или уполномоченными на то заместителями).

Каждый лист акта, представляемого в Минсельхоз России, должен быть завизирован руководителем юридической службы Агентства.

3.9. В случае если подготовленные проекты актов влекут за собой необходимость внесения изменений в другие акты, эти изменения отражаются в пояснительной записке.

Если проекты актов содержат поручения, в них должен быть указан срок исполнения.

3.10. Проекты актов Министерства, подготовленные Агентством, до их внесения в Минсельхоз России подлежат обязательному согласованию, при необходимости, по поручению Министерства - с другими государственными органами и иными организациями.

3.11. Проекты актов вносятся в Министерство при наличии всех согласований, а также разногласий, оформленных в установленном порядке.

Проекты, поступившие от Агентства за подписью лиц, которым такое право не предоставлено, не принимаются к рассмотрению и возвращаются.

3.12. От имени Росрыболовства проекты актов Минсельхоза России по вопросам финансирования и экономики рыбохозяйственного комплекса, а также управления государственным имуществом визирует заместитель руководителя Агентства, курирующий данное направление;

по вопросам рационального использования, изучения, сохранения и воспроизводства водных биологических ресурсов, рыбопромыслового флота и организации рыболовства визирует заместитель руководителя Агентства, курирующий данное направление.

3.13. Исходящие письма Агентства передаются в Канцелярию для регистрации и направления в Экспедицию на отправку почтой или нарочным.

Канцелярия проверяет правильность оформления отправляемых документов (подписи, нумерация страниц, наличие приложений, необходимых виз, расположение текста), проставляет на подлиннике и копиях дату и исходящий номер, на письмах с несколькими адресами отмечает адрес того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма, заверяет копии документов.

В случае обнаружения недостатков в оформлении документов возвращает их исполнителям.

При необходимости срочной отправки документов в пределах Москвы подразделение-исполнитель, заинтересованное в оперативной доставке документа адресату, самостоятельно доставляет его, оформив в Управлении получение и доставку документа в установленном порядке.

Письмо может быть отправлено факсом из центрального узла связи (ЦУС) или подразделения Агентства, затем подлинник письма возвращается в Канцелярию для отправки почтой.

3.14. Документ, направляемый по нескольким адресам, должен иметь подпись на всех экземплярах. В виде заверенных копий он не может быть отправлен.

3.15. Обработка исходящей корреспонденции в Экспедиции включает в себя ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости, отправление, составление списка на заказную корреспонденцию и сдачу в отделение связи.

3.16. Корреспонденция, адресованная в Минсельхоз России, ежедневно передается сотрудником Экспедиции в Департамент административной работы и государственной службы Министерства.