4.11. Порядок подготовки, передачи и приема документа по факсимильной связи

4.11. Порядок подготовки, передачи

и приема документа по факсимильной связи

4.11.1. Факсимильная связь служит для передачи срочных документов (тексты, схемы, графические изображения).

По факсимильной связи могут передаваться документы, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом, черным цветом с минимальной величиной букв 2 мм. Толщина линии изображения должна быть не менее 0,15 - 0,20 мм.

4.11.2. Для передачи по факсимильной связи принимаются следующие документы:

с четким изображением (подлинник или подписанная копия);

на белой бумаге размером не более формата А4 (210 - 297 мм);

в разброшюрованном виде, имеющие поля по периметру не менее 15 мм ширины.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.11.3. Независимо от количества адресатов документ направляется для передачи по факсимильной связи в одном экземпляре.

4.11.4. Документ, отправляемый по факсимильной связи, оформляется следующим образом:

простым грифельным карандашом руководитель подразделения Агентства, исполнившего документ, или его заместитель в правом верхнем углу документа делает отметку "ФАКС" с досылкой" или "ФАКС" без досылки" и ставит свою подпись. (Досылка документа почтой необходима в том случае, если он подлежит хранению более 1 года или по юридическим причинам необходим оригинал. Факсимильная копия изготовлена на термобумаге и через год теряет изображение; при хранении на свету или при нагревании срок хранения уменьшается.)

В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа ставится отметка об исполнителе. Она состоит из фамилии исполнителя и номера его телефона.

4.11.5. После подписания документ регистрируется в Канцелярии, после чего направляется оператору факсимильной связи с заявкой установленного образца.

После передачи документа по факсимильной связи оператор делает отметку "Передано" (фамилия, дата и время).

Документ с отметкой "ФАКС с досылкой" после передачи по факсимильной связи передается в Канцелярию для отправки почтой.

Документ с отметкой "ФАКС без досылки" передается в Канцелярию для подшивки в дело или исполнителю.

Адресат, получив факсограмму с отметкой "ФАКС без досылки", работает с ней как с обычным входящим документом.

При получении факсограммы с отметкой "ФАКС с досылкой" адресат работает с ней как с обычным входящим документом, а по получении оригинала переносит на него входящий номер, резолюцию и другие отметки с факсограммы и прикладывает ее к оригиналу.

4.11.6. Учет документов, поступивших для передачи, а также принятых по факсимильной связи, ведется Канцелярией в установленном порядке с добавлением в регистрационной карточке отметки "ФАКС".

Учет передачи и приема непосредственно у факсимильного аппарата производится оператором в журналах установленной формы.

4.11.7. По каналам факсимильной связи запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования" ("Не для печати").

4.11.8. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.