4.9. Служебное письмо

4.9.1. Письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по единому способу передачи текстов (пересылка почтой).

4.9.2. Письмо подготавливается по указанию руководства или по инициативе структурных подразделений, а также в ответ на поступившие документы и печатается на бланке письма.

4.9.3. Служебные письма имеют множество видов: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламационные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения.

4.9.4. В правом верхнем углу бланка печатаются реквизиты адресата. Полный почтовый адрес с индексом печатается на всех письмах, за исключением писем, направляемых в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, МИДа России, Минэкономразвития России, Минфина России, ФСБ России, т.к. данные письма доставляются нарочным посыльным.

Адрес печатается через минимальный интервал, например:

или

В левом углу бланка письма печатается заголовок (если текст письма содержит более двух абзацев). При ответе на поручение Правительства Российской Федерации под заголовком под чертой дается ссылка на поручение Правительства Российской Федерации.

О согласовании

правил рыболовства

___________________

Поручение Правительства

Российской Федерации

от _____ N __________

4.9.5. Письмо следует составлять, как правило, по одному вопросу, так как это значительно убыстряет его обработку.

Текст письма должен быть кратким, ясным и состоять из двух логически связанных частей. В первой части указываются факты, события, причины, послужившие основанием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, заключения и т.д.

Простое письмо содержит только вторую часть.

Текст письма следует разбить на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с красной строки (абзаца).

4.9.6. Обращение к адресату, как правило, ведется в первом и втором лице множественного числа: "Высылаем Вам...", "Просим направить нам..." ("Вы", "Вас" и т.д. пишется с прописной буквы, а "мы", "нас" и т.д. - со строчной).

Уважительное обращение к адресату печатается по центру страницы и заканчивается запятой, далее через полтора интервала с красной строки (с абзаца) с прописной буквы печатается текст письма.

4.9.7. Ответное письмо должно содержать ссылку на дату и номер документа, на который дается ответ. Этот реквизит впечатывается в указанное на бланке место.

4.9.8. Сопроводительное письмо составляется к документу, не имеющему адресующую часть.

В сопроводительном письме указывается наименование сопроводительного документа, а также пояснение относительно характера исполнения или цели направления прилагаемого документа.

4.9.9. Письмо-подтверждение направляется для сообщения, что посланные документы (письмо, телеграмма, инструкция) остаются в силе, а также для подтверждения получения документов или для подтверждения телефонного разговора.

4.9.10. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний и условий и адресуется учреждению или отдельному лицу. Например:

В порядке оказания технической помощи просим отпустить... Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...

4.9.11. Письмо-напоминание по содержанию приближается к телеграмме. Обычно оно состоит из одного предложения. Например:

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны представить отчет не позднее 1 января 2005 года.

4.9.12. Извещение - документ, в котором о чем-либо извещается или что-нибудь утверждается.

Текст извещения, являющегося ответом на запрос, начинается со слов: "Сообщаем" ("Извещаем"). Например:

Сообщаем, что запрошенные Вами копии документов будут высланы до 20 декабря 2004 г.

Текст извещения, информирующего о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) с предложением принять в нем участие, начинается с обращения (если оно адресовано конкретному лицу) или с просьбы о направлении представителя для участия в мероприятии (если оно адресовано организации). Например:

Просим заинтересованных лиц организации принять участие в заседании Комиссии.

4.9.13. Информационное письмо - разновидность извещения. Цель такого письма в своевременном информировании другого учреждения или заинтересованного лица о свершении факта. Например: Сообщаем...

4.9.14. Срочное донесение-сообщение представляется в Правительство Российской Федерации за подписью руководителя Агентства в случае чрезвычайных происшествий или чрезвычайной обстановки на объектах Агентства.

4.9.15. Наименование должности руководителя, подписывающего письмо, печатается следующим образом:

Фамилия лица, подписывающего письмо, печатается на уровне нижней строки должности, последняя буква фамилии на три знака отступает от правого поля.

В левом нижнем углу последней страницы письма на оборотной стороне или, если есть место, слева внизу лицевой стороны последней страницы указывается исполнитель.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют под текстом таким образом:

Приложение: на ____ л. в ____ экз.

Письма печатаются на бланках по количеству адресатов. К ним прикладываются дополнительно два экземпляра письма на обычном листе: визовой - для Канцелярии и в дело подразделения-исполнителя.

Виза, проставляемая на письмах и телеграммах, включает в себя должность визирующего, его личную подпись, инициалы, фамилию и дату.

Если письмо ответное, то к экземпляру подразделения-исполнителя прилагается документ с поручением руководства, на который подготовлено данное письмо (основание).