3. Общие принципы учета депозитарных операций

3.1. Депозитарный учет (учет депозитарных операций) - учет ценных бумаг с целью получения полной и достоверной информации о ценных бумагах, в разрезе их владельцев, мест хранения и применяемых к ним депозитарных операций.

3.2. В целях ведения синтетического депозитарного учета в дополнение к ранее существующим главам бухгалтерского учета (План счетов бухгалтерского учета в банках РФ - письмо Государственного банка N 254 от 21.12.89 с последующими изменениями и дополнениями): А. Балансовые счета и Б. Внебалансовые счета открывается новая глава: В. Счета депо. Порядок нумерации счетов главы В приведен в Приложениях 11 - 13.

3.3. Ведение депозитарного учета возлагается руководством кредитной организации путем издания соответствующего приказа на бухгалтерию или на специальное подразделение, предназначенное для ведения депозитарного учета и создаваемое в порядке, предусмотренном нормативными документами и уставом кредитной организации.

3.4. Все депозитарные операции, проводимые кредитной организацией с эмиссионными ценными бумагами (в том числе с ценными бумагами, эмитированными самой кредитной организацией), должны быть отражены в ее депозитарном учете. Это правило распространяется на ценные бумаги, принадлежащие кредитной организации, и на ценные бумаги, переданные депонентами кредитной организации для хранения, учета прав собственности, осуществления доверительного управления, а также с целью проведения брокерских или иных операций.

3.5. Основанием для совершения проводок по лицевым счетам депо, на которых учитываются ценные бумаги, принадлежащие кредитной организации, а также ценные бумаги, переданные клиентами для осуществления доверительного управления и брокерских операций, являются первичные документы подразделений кредитной организации, отвечающих за проведение соответствующих действий с ценными бумагами. Эти документы составляются по итогам проведенных кредитной организацией операций с такими ценными бумагами.

Основанием для совершения проводок по основному балансу являются те же первичные документы и отчет депозитария о выполненной проводке по счетам депо.

3.6. Учет эмиссионных ценных бумаг в главе Б. Внебалансовые счета не ведется. Изменения в порядке внебалансового учета эмиссионных ценных бумаг приведены в разделе 6 настоящего положения. Правила внебалансового учета ценных бумаг, не подпадающих под действие настоящих Правил: векселей, депозитных и сберегательных сертификатов и других, не изменяются.

3.7. Депозитарии ведут аналитический и синтетический депозитарный учет. В аналитическом учете ведутся аналитические счета депо, на которых учитываются ценные бумаги, принадлежащие конкретным владельцам или находящиеся в конкретном месте хранения. Набор счетов аналитического учета и порядок отражения на них депозитарных операций определяются депозитарием самостоятельно с учетом требований настоящих Правил.

Рекомендации по типам аналитических счетов депо приведены в документе ПАРТАД "Организация учета ценных бумаг на счетах депо (принципы классификации)". Принят Советом директоров ПАРТАД в качестве рекомендуемого 14.11.95.

Целью синтетического учета является подготовка стандартных отчетов в соответствии с планом счетов депо. В синтетическом учете депозитарий фиксирует состояние синтетических счетов депо, на которых в разрезе выпусков ценных бумаг показаны общей суммой все ценные бумаги, учитываемые в депозитарии и отнесенные к данному синтетическому счету в соответствии с регламентом.

Основой депозитарного учета является аналитический учет ценных бумаг. Остатки на синтетических счетах депо определяются, исходя из остатков на аналитических счетах депо.

3.8. Учет ценных бумаг на аналитических и синтетических счетах депо ведется в штуках. Дополнительно к ведению депозитарного учета ценных бумаг в штуках допускается учет ценных бумаг на счетах депо в тех единицах, в которых определен номинал ценных бумаг данного выпуска.

3.9. Ценные бумаги на счетах депо учитываются по принципу двойной записи: по пассиву депо - в разрезе владельцев и по активу депо - в разрезе мест хранения. Каждая ценная бумага в аналитическом учете должна быть отражена дважды: один раз на пассивном счете депо - счете депонента и второй раз на активном счете депо - счете места хранения.

3.10. Для каждого выпуска ценных бумаг, учитываемых в депозитарии, должен соблюдаться баланс: общее количество ценных бумаг этого выпуска, учитываемых на пассивных аналитических счетах депо, должно быть равно общему количеству ценных бумаг этого выпуска, учитываемых на активных аналитических счетах депо.

3.11. Не допускается наличие отрицательных остатков на лицевых счетах депо после завершения операционного дня.

3.12. В зависимости от характера выполняемых действий различаются три основных класса депозитарных операций:

- административные операции;

- бухгалтерские операции;

- информационные операции.

3.12.1. Административные операции - депозитарные операции, приводящие к изменениям анкет счетов депо, а также содержимого других картотек и журналов депозитария, за исключением остатков ценных бумаг на лицевых счетах депо.

3.12.2. Бухгалтерские операции - депозитарные операции, изменяющие остатки ценных бумаг на лицевых счетах депо. Увеличение или уменьшение остатков на лицевых счетах депо называется дебетованием или кредитованием счета депо. Бухгалтерская операция депозитария может состоять из одной или нескольких проводок. Каждая проводка депозитария изменяет остатки на двух лицевых счетах депо и учитывается по принципу двойной записи - по дебету одного и по кредиту другого лицевого счета. Элементарные проводки подразделяются на четыре типа:

3.12.2.1. Дебет одного активного (нового места хранения) и кредит другого активного (старого места хранения) счета депо.

При такой проводке сумма баланса депо не меняется. Эта проводка оформляет операцию перемещения - изменение места или способа хранения ценных бумаг.

3.12.2.2. Дебет одного пассивного и кредит другого пассивного лицевого счета депо.

При этой проводке сумма баланса депо также не меняется. Такая проводка оформляет операцию перевода ценной бумаги на счет депо другого владельца или перевода ценной бумаги на другой лицевой счет депо в рамках одного и того же счета депо депонента.

3.12.2.3. Дебет активного и кредит пассивного счета.

Сумма баланса депо увеличивается. Эта проводка оформляет приходную операцию - прием ценных бумаг на хранение в депозитарий.

3.12.2.4. Дебет пассивного и кредит активного счета.

Сумма баланса депо уменьшается. Эта проводка оформляет расходную операцию - снятие ценных бумаг с хранения в депозитарии.

Допускается осуществление комплексных проводок, когда один кредитуемый счет корреспондирует с несколькими дебетуемыми или один дебетуемый счет - с несколькими кредитуемыми.

3.12.3. Информационные операции - депозитарные операции, связанные с составлением отчетов о состоянии счетов депо, лицевых счетов депо и иных картотек и справочников депозитария, а также об осуществлении депозитарной деятельности.

3.12.4. Возможно исполнение комплексных депозитарных операций, включающих в себя в качестве составляющих элементов операции различных типов - административные и бухгалтерские. При исполнении комплексной операции изменяется содержимое анкет счетов или других картотек и журналов депозитария, а также остатки на лицевых счетах депо.

3.13. Основанием для исполнения депозитарной операции является поручение - документ, переданный в депозитарий и подписанный инициатором операции. Поручения на исполнение административных, бухгалтерских или комплексных операций должны быть документами в бумажной форме. Прием в качестве поручений электронных сообщений или сообщений в иной форме допускается в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ в случае и в порядке, предусмотренном законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

3.14. Началом выполнения депозитарной операции является прием поручения. Завершением депозитарной операции является передача отчета о выполнении операции всем лицам, указанным в регламенте исполнения данной операции.

Необходимые реквизиты поручений на выполнение бухгалтерской операции и необходимые реквизиты отчетов об исполнении бухгалтерской операции приведены в Приложении 18.

3.15. Информация обо всех исполненных и исполняемых депозитарием операциях должна содержаться в операционном журнале депозитария. В соответствии с регламентом депозитария операционный журнал депозитария может быть единым или состоять из отдельных операционных журналов счетов депо и лицевых счетов депо.

3.16. Переданный получателю отчет о совершении депозитарной операции - официальный документ депозитарного учета. Отчет об исполнении бухгалтерской операции является основанием для совершения проводок в бухгалтерском учете получателя отчета.

3.17. При ведении депозитарного учета депозитарий обязан принять все необходимые меры по обеспечению сохранности данных депозитарного учета. При ведении учета на бумажных носителях порядок работы с журналами и картотеками определяется инструкциями Банка России по работе с бухгалтерскими документами. При ведении учета на ЭВМ в регламенте депозитария следует предусмотреть все необходимые меры по обеспечению сохранности информации.

3.18. Подготовленный депозитарием список владельцев ценных бумаг данного выпуска, составленный на определенную дату - документ, являющийся основанием для составления реестра владельцев ценных бумаг. Он может служить расшифровкой балансовых счетов кредитной организации.

3.19. При ведении депозитарного учета на бумажных носителях депозитарий обязан строго соблюдать требования к составу и форме документов, перечисленных в настоящих Правилах.

3.20. При использовании в депозитарном учете ЭВМ депозитарий обязан обеспечить возможность просмотра любого из перечисленных в настоящих Правилах документов на экране терминала и получения его копии на бумажном носителе, если данный документ на бумажном носителе отсутствует в депозитарии.

3.21. Все материалы депозитарного учета должны иметь одну из перечисленных форм:

- документ на бумажном носителе;

- электронная запись, признаваемая документом в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ в случае и в порядке, предусмотренном законом, иными правовыми актами или соглашением сторон;

- электронная запись, достоверность которой подтверждается материалами депозитарного учета в двух вышеперечисленных формах.

Депозитарий самостоятельно выбирает форму хранения того или иного вида депозитарных материалов с учетом требований настоящих Правил и других нормативных документов, регламентирующих порядок ведения депозитарной деятельности.

3.22. Все документы, картотеки, журналы, отчетные материалы и записи депозитарного учета (аналитического и синтетического) должны храниться в депозитарии не менее 3 лет с момента поступления документа в депозитарий, внесения последних изменений в картотеку или журнал, подготовки отчета или корректировки записи. По истечении этого периода все материалы депозитарного учета передаются в архив, где должны храниться не менее 5 лет с момента передачи в архив. Если запись депозитарного учета изменяется, то в депозитарии должна быть предусмотрена возможность получить все предыдущие состояния записи за нормативный период ее хранения.