8. Составление номенклатур дел

8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в таможенном органе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно - поисковой системы, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в архиве управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.2. Номенклатура дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица составляется отделом (отделением, группой) документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений (приложение 26) при методической помощи государственного архива, в который документы передаются на хранение.

Номенклатуры дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, предварительно согласованные с экспертными комиссиями (ЭК) указанных таможенных органов, согласовываются с экспертно - проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива и утверждаются руководителями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица (приложение 27).

8.3. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться положениями об управлении, таможне (таможенном посте) и их отделах, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел указанных таможенных органов за прошлые годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности таможенного органа, их виды и состав.

8.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы таможенного органа, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела <*>.

--------------------------------

<*> Личные дела вносятся в номенклатуру под общим заголовком и единым индексом.

8.5. Названиями разделов номенклатуры дел таможенного органа являются наименования отделов и других структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел отдела (отделения, группы) документационного обеспечения.

8.6. После утверждения номенклатур дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица отделы и другие структурные подразделения получают выписки из соответствующих их разделов для использования в работе.

8.7. Графы номенклатур дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в таможенном органе цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05, где 10 обозначение отдела, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре сохраняются одинаковые индексы однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс также сохраняется.

В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих приказы, распоряжения ГТК России, располагаются перед заголовками дел с приказами и распоряжениями управления, таможни. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовок четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дел неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки уточняются в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);

наименование таможенного органа или структурного подразделения;

краткое содержание документов дела.

Заголовок дополняется следующими элементами:

наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

название территории, с которой связано содержание документов дела;

даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов (если в деле подшиты копии) и др.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой, примерной номенклатуре дел или согласованный с госархивом срок хранения.

При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен перечнями, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего госархива по представлению ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

По окончании календарного года в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного хранения.

8.8. Номенклатуры дел в конце каждого года уточняются, утверждаются руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и вводятся в действие 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры отдела (отделения, группы) документационного обеспечения.