4.3. Регистрация документов

4.3.1. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы (карточки) традиционным или автоматизированным способом, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

4.3.2. Регистрации подлежат все создающиеся в таможенном управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица документы и поступающие от других организаций и частных лиц (кроме документов, не подлежащих регистрации в соответствии с перечнями, - приложения 16, 18).

Регистрации подлежат как традиционные машинописные (письменные) документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые).

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему.

4.3.3. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации отделом документационного обеспечения и передаваемых в структурные подразделения по реестру (приложения 16, 17); перечень документов, не подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения и службой делопроизводства других структурных подразделений (приложение 18); перечень отделов с их условными обозначениями; номенклатура дел.

4.3.4. Документы регистрируются при помощи средств ВТ или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и поисковой системы (на базе СУБД "Ирис 2.23"), создания условий для последующего перехода к построению отраслевой информационной системы на основе СУБД "ORACZE" обеспечивается совместимость программных и технических средств, устанавливается следующий минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент), наименование вида документа, дата документа, номер документа; дата поступления, индекс поступления; заголовок документа или краткое содержание; резолюция, срок исполнения; отметки о движении документа (направление руководству, структурному подразделению и др.); отметки об исполнении и направлении документа в дело.

4.3.5. Состав регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации дополняется другими реквизитами: расписка исполнителя о получении документа, отметка об исполнителе (для писем обязательно), количество листов документа, наличие приложений, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, срок хранения документа и др.

4.3.6. При регистрации входящего документа в регистрационном штампе проставляется порядковый номер, для чего используется "шахматка" для входящих документов (приложение 19).

Номер исходящего документа состоит из условного обозначения структурного подразделения, номера соответствующего дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения и регистрационного номера документа (индивидуального порядкового номера, присвоенного ему при регистрации по "шахматке" для исходящих документов, - приложение 19), например:

4.3.7. Документы регистрируются в управлении, таможне, а также таможенном посте со статусом юридического лица один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются документы, поступающие из ГТК России или направляемые ему, распорядительные документы (приказы начальника управления или таможни по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы и решения коллегии) и др.

Регистрация поступающих и создаваемых документов (в том числе писем) проводится централизованно в отделе документационного обеспечения независимо от места создания, исполнения документов и адресата.

Документы регистрируются на карточках (приложение 20) или на машинных носителях.

4.3.8. Автоматизированная регистрация документов производится в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов, единой структуры номера. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки ("твердая копия"), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и при передаче документа в другие структурные подразделения.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется эффективное его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива и исполнительской деятельности и др. (п. 5.4.2).

Обработка информации при использовании автоматизированной технологии регистрации документов осуществляется с помощью банка данных, включающего комплекс следующих баз данных ("автоматизированных картотек"):

картотека приказов по основной деятельности и распоряжений,

картотека приказов по кадрам,

картотека входящей корреспонденции,

картотека исходящей корреспонденции.

Автоматизированный банк данных обеспечивает информацией о всех документах и месте их нахождения сотрудников аппарата таможенного управления, таможни (таможенного поста) при помощи вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации, поиска.

Поиск информации производится на автоматизированных рабочих местах и позволяет получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точному местонахождению документа в данный момент.