15.3. Обеспечение сохранности документов архива

15.3.1. Для обеспечения сохранности документов в архиве проводится следующий комплекс работ, включающий:

создание оптимальных условий хранения документов;

размещение документов в хранилищах и их топографирование;

соблюдение порядка выдачи дел из архива;

учет документов (подраздел 15.6), проверка их наличия и состояния;

обеспечение физико - химической сохранности документов.

15.3.2. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

предоставлением для архива помещения и проведением планово - предупредительного его ремонта;

оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);

созданием оптимального температурно - влажностного режима в помещении архива, проведением санитарно - гигиенических мероприятий.

15.3.3. При отсутствии специальных помещений для архивов выделяются приспособленные помещения в здании управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление хранилища для хранения документов и рабочей комнаты для сотрудников архива.

Рабочая комната для сотрудников изолируется от хранилища.

Хранилище архива должно быть удалено от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов и химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

Хранилище архива должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантировано от затопления и иметь запасный выход. В хранилище не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

15.3.4. Наружные двери помещения архива обиваются металлическим листом и должны иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются.

Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией.

15.3.5. Помещения архивов до размещения в них документов принимаются комиссиями, которые назначаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. В комиссии должны входить представители отделов (отделений, групп) документационного обеспечения, соответствующего госархива и пожарной охраны.

Комиссии проверяют исправность технического оснащения помещений и состояние температурно - влажностного режима в хранилищах, на основании чего составляются акты. Акты утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Осмотр состояния помещений архивов проводится в дальнейшем по требованию заведующих архивами, но не реже одного раза в 5 лет.

15.3.6. В хранилище архива прокладывается скрытая электропроводка. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ. В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках.

Хранилища и помещения для работы с документами оборудуются пожарной сигнализацией.

15.3.7. В архиве на видном месте вывешиваются: инструкция о мерах пожарной безопасности, план эвакуации документов и имущества на случай пожара.

В хранилищах запрещается курение, применение электронагревательных приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

15.3.8. Показания измерительных приборов для контроля за температурно - влажностным режимом (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в специальных регистрационных журналах (приложение 35). В регистрационных журналах в графе "Примечание" отражаются также меры, принятые по нормализации режима в хранилище в случае его отклонения от установленных норм.

15.3.9. Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы монтируются на одном контрольном щитке.

15.3.10. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках и папках, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа.

15.3.11. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли.

Для защиты документов от пыли не реже одного раза в год проводится обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ, а также проводится систематическая влажная уборка помещений хранилищ.

Для обеспыливания коробок и папок с документами, стеллажей и помещения архива может использоваться бытовой электропылесос.

15.3.12. При обнаружении в хранилищах насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению.

При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений.

15.3.13. Для проведения санитарно - гигиенических работ в хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в плане работы архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).

15.3.14. Хранилища оборудуются стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения.

15.3.15. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения и т.д.) принимаются меры по спасению и охране документов.

Для выяснения причин происшествий, определения физического состояния документов и проверки их наличия начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица назначаются комиссии. Результаты работы комиссий оформляются актами.

15.3.16. Архивами разрабатываются планы мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в которых предусматриваются порядок и место эвакуации и укрытия документов, перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди.

Планы эвакуации и укрытия документов на случай возникновения чрезвычайных происшествий утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

15.3.17. О случаях утраты, порчи, гибели документов, а также возникновения ситуаций, которые могут к ним привести, немедленно ставится в известность начальник таможенного органа.

15.3.18. Размещение в хранилище дел архива должно быть рациональным и проводиться с учетом создания оптимальных условий хранения для документов, оперативного их использования.

Все поступающие в архив документы размещаются в хранилище на стеллажах или шкафах так, чтобы документы каждого отдела или другого структурного подразделения хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.

Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

15.3.19. Документы постоянного хранения хранятся в картонных коробках, папках; дела с документами временного (свыше 10 лет) хранения - в связках <*>.

--------------------------------

<*> Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся на полках, поставленными вертикально, без связок.

К коробкам приклеиваются (а к связкам прикрепляются) ярлыки, в которых указываются: наименования управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица; наименования отдела или другого структурного подразделения, номер фонда и описи; год (годы) и крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку). Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах фонда или описи.

15.3.20. Все стеллажи, шкафы, полки архива нумеруются арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо. Номера проставляются четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.

15.3.21. В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого нахождения документов в архиве составляются постеллажные топографические указатели (приложение 36).

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются в картотеке по порядку номеров стеллажей.

Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.

15.3.22. Исходя из целей работы с документами дела выдаются из хранилища:

для работы в рабочей комнате архива;

во временное пользование вне архива (отделам или другим структурным подразделениям, таможенным органам, а также судебным и следственным органам).

Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

заказами (требованиями) на выдачу дел во временное пользование в отделы или другие структурные подразделения (приложение 37);

актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям (приложение 38).

Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах: выдачи дел в рабочие помещения таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица; выдачи дел во временное пользование другим организациям.

Исполненные заказы (требования) хранятся в архиве до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) на выдачу дел постоянного хранения хранятся до осуществления проверки наличия и состояния дел.

Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом (приложение 38), который составляется в 2-х экземплярах: один остается в архиве, другой - выдается получателю. Акты подписываются руководителями таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и руководителями организаций - получателей, подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

После возвращения дел в 2-х экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации - получателе, другой - хранится в деле фонда в архиве таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Дела выдаются из хранилища для использования только в обработанном виде.

Перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

При выдаче дел во временное пользование на место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта - заместитель (приложение 39), в которой указываются: номер и заголовок дела, номер и название описи, номер и название фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта - заместитель изымается.

Состояние дел, возвращаемых в архив после исполнения, проверяется в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности или в соответствующие органы для привлечения организации к ответственности, другой - остается в архиве.

15.3.23. Основной задачей проверки наличия и состояния дел является установление фактического наличия дел, числящихся по описям.

Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архива, осуществляется не реже чем один раз в 5 лет и в обязательном порядке перед передачей их на государственное хранение.

Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется не реже чем один раз в 10 лет.

Единовременные проверки наличия и состояния дел осуществляются в архиве:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел;

при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив;

при реорганизации и ликвидации таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица.

Итоги каждой проверки оформляются актом (приложение 40). После утверждения акта руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица по всем его пунктам в учетные документы (лист фонда и др.) вносятся необходимые изменения, за исключением изменений, зафиксированных в пп. 2 и 8.6, которые вносятся в учетные документы только после согласования с соответствующим госархивом.

До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи дел, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.

Проверка наличия и состояния дел осуществляется путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, наименования фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных номеров дел, заголовков дел, дат дел, количества листов).

Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки (приложение 41), затем в акте проверки.

Дела, выданные в структурные подразделения управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, проверяются на общих основаниях по книге выдачи дел из хранилищ (приложение 42). Дела, выданные во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки на документы всего фонда. Допускается составление отдельных листов на каждую опись при большом объеме фонда и большом количестве описей. Листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся дополнительные графы. После окончания проверки фонда лист(ы) проверки включается в дело фонда.

При проверке наличия и состояния дел необходимо подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела фонда, составлять на каждое необнаруженное дело карточку (приложение 43).

По окончании проверки в конце каждой описи после заверительной надписи делается запись "Проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается осуществлявшим проверку с указанием должности.

В случае обнаружения в описи не отмеченных в итоговой записи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния дел фонда.

На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел в фонде. Каждый акт подписывается осуществлявшим проверку и утверждается руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Акты нумеруются по порядку номеров проверок и включаются в дело фонда после их утверждения. В соответствии с актами проводится работа по устранению выявленных недостатков.

Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск.

В этих целях:

изучаются все учетные документы по выдаче дел из хранилища;

организуется розыск необнаруженных дел в отделах и других структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи, по которым дела передавались в архив;

изучается дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел фонда.

Розыск осуществляется в течение года после завершения проверки наличия дел.

Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается запись "Найдено и подложено в фонд". Запись подписывается с указанием должности и даты.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов в установленном порядке. В соответствующих карточках картотеки учета необнаруженных дел указываются даты и номера документов, в которых подтверждается отсутствие дел.

Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются акты:

о выделении документов и дел к уничтожению;

о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение 44);

о неисправимых повреждениях дел (приложение 45);

передачи дел в другие архивы и организации.

На дела, пути розыска которых исчерпаны, а также на неисправимо поврежденные дела, заведующим архивом или лицом, ответственным за архив, составляются соответствующие акты, которые рассматриваются ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и утверждаются начальниками указанных таможенных органов.

К акту о необнаружении дел составляется справка о проведении розыска.

При недостаче и неисправимом повреждении дел, подлежащих передаче на государственное хранение, акты утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица только после их согласования с соответствующим госархивом. После утверждения актов о недостаче или о неисправимо поврежденных делах изменения вносятся во все учетные документы.

По результатам проверки наличия и состояния дел принимаются меры, обеспечивающие физическое и санитарно - гигиеническое состояние документов.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольный экземпляр описей дел, утвержденных ЭПК госархива.