15.4. Классификация документов архива
15.4.1. Комплекс документов, образующийся в деятельности таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, составляет их документальный фонд.
Часть документального фонда, имеющая политическое, народнохозяйственное, научное, социально - культурное или историческое значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению <*>.
--------------------------------
<*> Далее в тексте употребляется термин "фонд" без подразделения на документальный или архивный.
15.4.2. Фонд является основной классификационной и учетной единицей документов архива и дроблению не подлежит.
Фонду присваиваются название и номер. Название фонда соответствует официальному наименованию фондообразователя (таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица).
15.4.3. Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в его состав.
15.4.4. Под классификацией документов в пределах фонда понимается их группировка и расположение в фонде.
За единицу классификации и учетную единицу управленческой документации в пределах фонда принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку.
Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах фонда называется их систематизацией, которая проводится в архивах управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица при подготовке дел к передаче на государственное хранение.
Систематизация дел фонда проводится и в делопроизводстве таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица при составлении номенклатур дел, при подготовке дел к передаче в архивы указанных таможенных органов.
Систематизация дел фонда осуществляется на основе разработанной и согласованной с соответствующим государственным архивом схемы систематизации дел фонда.
Схема систематизации фонда закрепляется описью дел фонда.
В зависимости от признака группировки дел схема систематизации фонда может отражать структуру фондообразователя (таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица), функции его деятельности, виды и разновидности документов или важнейшие темы (вопросы), освещаемые в документах фонда.
Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:
структурного (в соответствии с отделами или другими структурными подразделениями);
хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);
функционального, отраслевого, тематического, предметно - вопросного;
номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);
корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
авторского (по наименованиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.
Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.
При распределении дел по схеме систематизации необходимо иметь в виду следующее:
дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством;
планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
в пределах года или хронологического периода дела структурных подразделений располагаются по их значимости.
При расположении дел по хронологии вначале помещаются дела, датированные числом, месяцем и годом, затем - дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей