15.5. Составление и оформление годовых разделов сводных описей дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и законченных описей дел фонда

15.5.1. В архиве на основе описей дел структурных подразделений (подразделы 10.16 и 10.17) составляются годовые разделы сводных описей дел всего управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и точного учета дел, подлежащих передаче на государственное хранение, первоочередной задачей архивов указанных таможенных органов является составление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности отделов и других структурных подразделений, а также заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК".

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования, оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

15.5.2. При обнаружении утраты дел в делопроизводстве, не включенных в справки об утрате дел структурных подразделений, или при отсутствии указанных справок (подпункт 12.2) архивом совместно с отделом (отделением, группой) документационного обеспечения и структурным подразделением, к которому эти дела относятся, организуется розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном порядке. Об утрате документов архивом составляются акты недостачи дел, которые утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Акт составляется в четырех экземплярах, из которых по одному экземпляру хранится в отделе (отделении, группе) документационного обеспечения и архиве и по одному экземпляру передается в ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и ЭПК соответствующего госархива вместе с экземплярами годового раздела сводной описи дел для рассмотрения акта в качестве основания к протоколам ЭК и ЭПК.

15.5.3. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения аналогичен порядку, изложенному в подпунктах 12.2 - 12.4 настоящей Инструкции. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка "Документы за данный год см. также в разделе описи за ____ год, дела N ____", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу.

Заголовки дел включаются в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения в соответствии со схемой систематизации фонда (п. 15.4.4).

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 46). Элементы описательной статьи сводной описи дел постоянного хранения аналогичны элементам описательной статьи описи дел постоянного хранения структурного подразделения (подпункт 12.3).

Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.

При внесении в опись подряд заголовков однородных дел первый заголовок дела пишется полностью, а все остальные обозначаются словами "То же"; при наличии сведений, уточняющих содержание первого заголовка, эти сведения вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Графа описи "Примечание" используется для отметок о выбытии и передаче дел, особенностях физического состояния дела и т.п.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000, 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в государственный архив, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда (п. 15.5.5); при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с соответствующим государственным архивом.

В конце каждого годового раздела сводной описи дел постоянного хранения за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой указываются фактическое количество дел, включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие пропущенных и литерных номеров и т.п.). Итоговая запись подписывается составителем раздела с указанием его должности и даты составления описи.

К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел; наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты.

Если годовой раздел сводной описи дел является сложным по структуре и содержанию, то к нему составляются указатели. Целесообразность составления указателей к разделу и их виды определяются по согласованию с соответствующим государственным архивом.

Указатели могут быть тематическими, именными, географическими, хронологическими и др. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, выделены другие, более мелкие группы дел, имеется справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений; названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел; указатели. Против каждого названия указываются номера соответствующих листов описи.

Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагаются в списке в алфавитном порядке.

Листы годового раздела сводной описи дел и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке и к разделу составляется на отдельном листе - заверителе описи дел (приложение 47) заверительная надпись; в ней указываются общее количество листов раздела и справочного аппарата, особенности (ошибки) нумерации. Заверительная надпись подписывается составителем раздела.

Годовые разделы сводных описей дел составляются в 4-х экземплярах и подлежат рассмотрению ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. После рассмотрения и одобрения ЭК годового раздела в конце раздела ставится гриф "СОГЛАСОВАНО" с указанием номера протокола и даты заседания ЭК, на котором он был рассмотрен. Согласованные ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица годовые разделы направляются на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК госархива.

На рассмотрение ЭПК госархива архивами указанных таможенных органов представляются 4 экземпляра годового раздела сводной описи дел не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел.

После утверждения годовых разделов ЭПК госархива разделы утверждаются руководством таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица; затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив; остальные остаются в указанных таможенных органах.

15.5.4. Дела, внесенные в годовые разделы сводных описей, шифруются после утверждения годовых разделов сводных описей ЭПК госархива и руководством таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и хранятся в архивах указанных таможенных органов до передачи на государственное хранение в соответствии с проставленным шифром (по номерам фондов, описей дел).

15.5.5. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры (п. 15.5.3), считаются законченной описью.

Каждой законченной описи присваивается номер (п. 15.6.6).

Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 47) к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел (п. 15.5.3).

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение 48).

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: название фонда, номер фонда, номер описи; название описи, которое включает указание категории документов (постоянного или временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись; крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

При составлении титульного листа законченной описи учитывается следующее:

название фонда пишется в виде официального наименования фондообразователя (таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности и сокращенными наименованиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись в хронологической последовательности;

если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые в опись включены дела.

К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при наличии последних в годовых разделах.

В оглавлении к законченной описи перечисляются:

предисловие (общее);

названия разделов и подразделов описи, а также более мелких групп дел (выявляются на основе оглавлений к годовым разделам описи);

названия указателей и список сокращенных слов (при их наличии) с проставлением номеров листов, на которых они расположены.

Оглавление помещается в начале законченной описи, при этом оглавления к годовым разделам описи из нее изымаются.

При составлении предисловия к законченной описи сводятся в единый документ сведения, содержащиеся в предисловиях, составленных к годовым разделам (п. 15.5.3).

Для составления предисловия к законченной описи используются официальные издания ГТК России, таможенных управлений и таможен, документы фонда, учетные документы и научно - справочный аппарат архива.

Предисловие к законченной описи, как и предисловие к годовому разделу, подписывается составителем с указанием должности и даты.

Предисловие к законченной описи помещается после оглавления к описи, при этом предисловия к каждому годовому разделу не изымаются.

Если к годовым разделам сводных описей дел, составляющих законченную опись, имеются указатели, то они объединяются (по видам) в один указатель, который помещается в конце законченной описи; при этом указатели к годовым разделам изымаются.

Список сокращенных слов к законченной описи составляется на основе списков сокращенных слов к годовым разделам сводных описей дел, составляющих опись (п. 15.5.3). При этом списки сокращенных слов к годовым разделам из описи изымаются.

15.5.6. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности отделов и других структурных подразделений.

Порядок внесения заголовков дел временного (свыше 10 лет) хранения в годовой раздел сводной описи дел аналогичен порядку, указанному в пп. 15.5.1 - 15.5.3.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение 49). Порядок заполнения граф формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в п. 15.5.3.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

Годовые разделы сводных описей дел временного (свыше 10 лет) хранения печатаются в двух экземплярах и одобряются вначале ЭК, а затем утверждаются руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица (приложение 49).

15.5.7. В годовой раздел сводной описи дел по личному составу включаются заголовки дел временного хранения, отложившиеся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Порядок внесения заголовков дел по личному составу в годовой раздел сводной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп. 15.5.1 - 15.5.3.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по установленной форме (приложение 50). Порядок заполнения граф формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составление итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в п. 15.5.3.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава <*>;

--------------------------------

<*> В соответствии с инструкцией, утвержденной Приказом ГТК России от 04.06.98 N 366 ДСП, личные дела уволенных сотрудников хранятся в отделе кадров 1 год, а затем направляются в архив Регионального управления по борьбе с таможенными правонарушениями.

При передаче личных дел из архива таможенного органа в Региональное управление по борьбе с таможенными правонарушениями указанные дела передаются в соответствии с порядком, изложенным в п. 15.10 настоящей инструкции (с составлением соответствующих описи и акта приема - передачи).

лицевые счета сотрудников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Личные карточки вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту <*>.

--------------------------------

<*> В соответствии с инструкцией, утвержденной Приказом ГТК России от 04.06.98 N 366 ДСП, личные дела уволенных сотрудников хранятся в отделе кадров 1 год, а затем направляются в архив Регионального управления по борьбе с таможенными правонарушениями.

При передаче личных дел из архива таможенного органа в Региональное управление по борьбе с таможенными правонарушениями указанные дела передаются в соответствии с порядком, изложенным в п. 15.10 настоящей инструкции (с составлением соответствующих описи и акта приема - передачи).

Годовые разделы сводных описей дел по личному составу печатаются в трех экземплярах, подписываются составителями и представляются на рассмотрение ЭК. После одобрения разделов ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего госархива и утверждению руководством указанных таможенных органов.

Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в п. 15.5.5. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (приложение 48).