10. Экспертиза ценности документов

10.1. Экспертиза ценности документов - определение их ценности с целью отбора на государственное хранение и установления сроков хранения.

10.2. Экспертиза ценности документов в таможенном управлении, таможне, а также таможенном посте со статусом юридического лица проводится:

в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению;

в архиве - в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.

10.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в таможенном управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

ЭК является совещательным органом, работает в постоянном контакте с ЭПК соответствующего госархива и получает от ЭПК необходимые организационно - методические указания.

Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями (приложение 28), которые утверждаются руководителями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица по согласованию с соответствующим госархивом.

10.4. Основными функциями ЭК являются:

организация ежегодного отбора документов для хранения;

рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов, методических пособий по вопросам документационного обеспечения, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК таможен;

организация и проведение совместно с отделом документационного обеспечения мероприятий по повышению квалификации членов ЭК таможен.

10.5. ЭК создаются приказами начальников управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица из числа наиболее квалифицированных сотрудников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включаются заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и представитель соответствующего госархива.

Председателем ЭК назначается один из руководящих сотрудников управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

10.6. ЭК проводят заседания в соответствии с планами работы, утверждаемыми руководителями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии, утверждаются руководителями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

10.7. Протоколы ЭК, содержащие решения об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу, изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел, установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего госархива.

Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно совместно с ЭК и привлечением соответствующих специалистов под непосредственным методическим руководством архива.

Окончательное решение принимают ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

10.8. При проведении экспертизы ценности документов в отделах и других структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

10.9. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатур дел таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и неоформленные копии документов, черновики, не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" <*> подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы.

--------------------------------

<*> Отметка "ЭПК" (экспертно - проверочная комиссия) в отдельных статьях означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально - культурное или историческое значение.

10.10. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в отделах и других структурных подразделениях проводится отбор дел, документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.

10.11. Архивы таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица проводят экспертизу ценности документов при отборе их на государственное хранение под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

10.12. При проведении экспертизы в архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица используются перечни документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел указанных таможенных органов, утвержденные в установленном порядке.

10.13. Проведение экспертизы в архивах базируется на анализе состава документации таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, в первую очередь организационно - распорядительной (приказов, распоряжений, решений, протоколов и т.п.), а также плановой и отчетной документации. При этом уточняется, где (в каких структурных подразделениях) оставляются на хранение основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры выделяются к уничтожению.

10.14. При проведении экспертизы в архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица уточняется также характер повторения содержащейся в них информации в других документах: вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на государственное хранение, под методическим руководством соответствующего государственного архива.

10.15. В случае обнаружения в процессе проведения экспертизы недостачи документов постоянного хранения соответствующими отделами и другими структурными подразделениями управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица принимаются меры по их розыску.

Решения ЭК и требования архива о необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сведения начальников структурных подразделений в форме приказов или распоряжений начальников управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

10.16. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 29).

10.17. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица только после утверждения ЭПК соответствующего госархива описей дел постоянного хранения; после этого указанные таможенные органы имеют право уничтожать дела, включенные в данные акты.

10.18. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1995 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1999 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2001 года.

10.19. Акт о выделении к уничтожению документов составляется на дела всего управления, таможни (таможенного поста). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранные для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

10.20. Сдача документов (дел) на переработку (уничтожение) оформляется приемо - сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой бумажной макулатуры.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы архива или службы документационного обеспечения.

Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется специальными инструкциями.