4. Отбор документов на хранение и уничтожение

4.1. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности только по заголовкам дел в номенклатурах, описях или на обложках дел без просмотра самих документов.

4.2. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в кредитной организации и учреждениях его системы создаются постоянно действующие экспертные комиссии - ЭК (при наличии у кредитной организации большого количества подчиненных учреждений в ее центральном офисе может быть создана центральная экспертная комиссия - ЦЭК), в состав которых должны входить квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководителей кредитной организации. В работе ЦЭК (ЭК) в обязательном порядке принимают участие руководитель службы делопроизводства и заведующий архивом кредитной организации. К работе ЦЭК (ЭК) может привлекаться представитель государственного или муниципального архива (если организация является их источником комплектования).

4.3. В своей работе экспертные комиссии руководствуются Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М., 1986), "Основными правилами работы с научно - технической документацией в организациях и на предприятиях" (М., 1991), инструкциями, указаниями Федеральной архивной службы России, настоящим Перечнем, "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения" (М., 1989), ведомственными перечнями документов, а также распорядительными документами кредитной организации.

4.4. Экспертные комиссии определяют совместно с делопроизводственной службой и архивом порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

4.5. В зависимости от установленного срока хранения проводится полное или частичное оформление дел.

4.6. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

4.7. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия учреждения, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты дела и других).

4.8. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

4.9. Документы постоянного или длительного хранения описываются в соответствии с требованиями "Основных правил работы ведомственных архивов" (М., 1986), "Основных правил работы с научно - технической документацией в организациях и на предприятиях" (М., 1991).

4.10. Кредитные организации, являющиеся источниками комплектования архивных учреждений, в установленном порядке представляют на рассмотрение экспортно - проверочной комиссии соответствующего архивного органа описи (годовые разделы описей) постоянного, длительного срока хранения (свыше 10 лет), по личному составу и акт о выделении документов с истекшими сроками хранения на уничтожение.

Если организация не является источником комплектования архивного учреждения, вышеуказанные документы после согласования с ЦЭК (ЭК) данной организации утверждаются руководителем организации.

4.11. После утверждения описей ЭПК соответствующего архивного органа организация получает право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

4.12. Способ уничтожения включенных в акт документов определяет сама организация. Запрещается использовать эти документы для хозяйственных нужд.