6.5. Использование документов архива Росреестра

6.5.1. Основными формами использования документов архива Росреестра являются:

информационное обеспечение гражданских служащих Росреестра;

исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера;

выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей.

Формами использования документов архива Росреестра являются также:

информирование сторонних организаций о наличии и содержании имеющихся в архиве Росреестра документов;

использование документов для подготовки историко-информационных мероприятий: выставок, экскурсий, конференций.

Архив Росреестра ведет учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, копий документов.

6.5.2. Запросы пользователей, поступающие в архив сторонних организаций, подразделяются на тематические и социально-правовые.

Архив Росреестра рассматривает и исполняет запросы, поступившие в письменной форме. Запрос должен содержать следующую информацию:

наименование автора запроса (для граждан - фамилию, имя, отчество (при наличии последнего);

почтовый и/или электронный адрес, по которому должен быть дан ответ;

сведения, интересующие пользователя, и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форму получения пользователем информации (информационное письмо, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);

личную подпись автора запроса (гражданина или должностного лица);

дату.

6.5.3. При поступлении в архив Росреестра интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

6.5.4. На запросы тематического характера, поступившие в архив Росреестра по информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", ответ может быть направлен в виде электронного сообщения по указанному автором запроса электронному адресу.

6.5.5. Запрос должен быть зарегистрирован в течение 3 рабочих дней с момента его поступления.

6.5.6. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Росреестре документов (непрофильный запрос), в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляется в организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом пользователя.

6.5.7. Запрос, поступивший в архив Росреестра, рассматривается в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере работы с обращениями граждан и предоставления государственных (муниципальных) услуг.

6.5.8. Ответ на поступивший в архив Росреестра запрос предоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации. С разрешения руководства Росреестра этот срок может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением об этом автора запроса.

6.5.9. Ответы на запросы пользователей, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, оформляются в форме выписки или архивной копии, оформленных и заверенных в установленном порядке.

6.5.10. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, составляется ответ на бланке Росреестра с указанием причин их отсутствия.

6.5.11. Архивные выписки оформляются на бланке Росреестра с обозначением наименования вида документа - АРХИВНАЯ ВЫПИСКА.

В архивной выписке наименование документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

Архивная выписка подписывается начальником Административного управления и заверяется печатью Росреестра.

6.5.12. По запросу пользователей архивные выписки выдаются в электронной форме либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные архивные выписки заверяются электронной подписью начальника Административного управления или уполномоченного им должностного лица.

6.5.13. На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа копии.

6.5.14. По запросу пользователей электронные копии архивных документов выдаются в электронной форме либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные копии архивных документов заверяются электронной подписью начальника Административного управления или уполномоченного им должностного лица.

6.5.15. Подготовленные архивом Росреестра ответы на запросы (архивные выписки и архивные копии) направляются заявителям с сопроводительным письмом по почте или выдаются: заявителю - при предъявлении документа, удостоверяющего личность, его представителям - при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законодательством порядке.

6.5.16. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам, в случае их письменного обращения, подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, а также трудовых книжек, не полученных в свое время владельцем документов.

6.5.17. Подлинные личные документы выдаются заявителям с разрешения руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо их родственникам или иным лицам по доверенности, оформленной в установленном законодательством порядке. Подлинные личные документы могут быть направлены заявителю ценным письмом.

6.5.18. С изымаемых документов в архиве Росреестра изготовляются копии, которые приобщаются к делам. Изъятие документов, а также замена на копии отражаются во внутренних описях дел, в листах-заверителях дел, в описях дел, документов.

6.5.19. Изъятие и возвращение документов оформляются актами об изъятии из дел (возвращении) указанных документов. Акты и другие документы, на основании которых произведено изъятие (возвращение) архивных документов, включаются в дело фонда.

6.5.20. Копирование документов архива Росреестра по заявкам пользователей производится с разрешения начальника Административного управления.

Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются пользователю под роспись.

6.5.21. Работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива. Разрешение на работу в помещении архива Росреестра дает гражданский служащий, ответственный за работу архива.

6.5.22. Отказ архива Росреестра в выдаче архивных документов допускается в случаях:

наличия фонда пользования;

неудовлетворительного физического состояния документов;

не прошедших научного описания и технического оформления документов, - до завершения этих работ;

ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем либо его правопреемником, при передаче документов на хранение.

6.5.23. Отказ архива Росреестра в предоставлении документов оформляется в письменной форме и должен содержать причины отказа, а также порядок обжалования отказа.