4.2. Организация работы с входящими документами. Прием и первичная обработка поступивших документов

4.2.1. Корреспонденция в адрес центрального аппарата Росреестра поступает в Административное управление посредством почтовой, фельдъегерской и специальной связи, а также по электронной почте, информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", в том числе на Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru); по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), СЭД Росреестра, системе электронного документооборота Минэкономразвития России (далее - ДоксВижн), а также доставляется непосредственно курьерами самих адресантов или лично.

4.2.2. Конверты (бандероли) с документами на бумажных носителях проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются (за исключением пакетов с пометкой "Лично"), после чего проверяется правильность вложения документов. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются и передаются по назначению.

О повреждении, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается отправителю документа. При необходимости составляется акт на бланке Административного управления (приложение N 40) в трех экземплярах, первый экземпляр акта остается в Административном управлении, второй - приобщается к поступившему документу, третий - отсылается адресанту.

4.2.3. В акте указываются должность, фамилия и инициалы лиц, присутствующих при вскрытии конверта (не менее трех человек), дата вскрытия, регистрационный номер, дата и заголовок отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают гражданские служащие отдела входящей корреспонденции, указанные в акте, в том числе в обязательном порядке начальник отдела входящей корреспонденции (или его заместитель), и гражданский служащий, вскрывший указанный конверт.

4.2.4. Гражданский служащий, принимающий корреспонденцию в окне приема, проводит необходимую предварительную проверку:

при поступлении писем без конвертов - на правильность адресации, наличие подписи автора документа, наличие доверенности (если автор документа является представителем юридического лица по доверенности), а также всех указанных в письме приложений и сведений о почтовом адресе адресанта;

при предъявлении курьером более четырех документов от одного юридического лица - на наличие прилагаемой к ним описи и соответствие документов этой описи.

Не допускается принимать корреспонденцию с грифом "Секретно", не адресованную Росреестру, а также корреспонденцию, носящую рекламный характер, проспекты, журналы, газеты и др.

Не допускается вскрывать пакеты с пометками о вложении "Конкурсная документация", "Лично".

Сведения о доставке корреспонденции учитываются в журнале приема корреспонденции от юридических лиц (приложение N 41).

На копии принимаемого документа или в реестре (описи) отправляющей организации проставляется штамп Росреестра о его приеме (приложение N 22).

Оттиск штампа содержит информацию о месте приема корреспонденции: наименование Росреестра, адрес, а также фамилию гражданского служащего, принявшего документ, и дату.

4.2.5. Для курьеров, доставляющих пакеты вне графика работы окна приема корреспонденции, установлен почтовый ящик в фойе административного здания Росреестра по адресу: г. Москва, Чистопрудный бульвар, д. 6/19, стр. 1.

Выемка корреспонденции из почтового ящика производится в рабочие дни дважды - в 09.30 и 13.00.

4.2.6. В вечернее (после 18.00 - с понедельника по четверг, после 17.00 - в пятницу и предпраздничные дни) и нерабочее время документы из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, доставляемые фельдъегерской связью, принимаются в приемной руководителя Росреестра и фиксируются в журнале учета приема корреспонденции (приложение N 41) оперативными дежурными, а далее передаются на регистрацию в Административное управление до 09.30 следующего рабочего дня.

4.2.7. Документы, поступившие непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам Росреестра, подлежат обязательной оперативной передаче в Административное управление для регистрации.

4.2.8. Организация ежедневной доставки поручений Минэкономразвития России в адрес Росреестра осуществляется Административным управлением. Полученная по реестру корреспонденция от Минэкономразвития России рассматривается и регистрируется в день поступления.

4.2.9. Конверты от поступивших документов органов государственной власти, территориальных органов и подведомственных организаций Росреестра, как правило, уничтожаются. Конверты сохраняются, когда установить адрес отправителя, дату отправки и поступления документов можно только по конверту.

4.2.10. В обязательном порядке сохраняются конверты от поступивших:

обращений граждан, организаций;

договоров;

исковых заявлений, претензий, документов из судов Российской Федерации и органов следствия;

документов кадастровых инженеров и некоммерческих партнерств (ассоциаций), иностранных корреспондентов;

заявлений о государственной регистрации прав, запросов сведений из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним;

документов, подлежащих переадресации.

Конверты прикрепляются к документам и в дальнейшем помещаются вместе с ними в номенклатурное дело.