3.5.7. Протоколы совещаний (заседаний)

3.5.7.1. Протоколами в центральном аппарате Росреестра оформляются решения, принятые на совещаниях у руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), заместителя руководителя Росреестра, начальников структурных подразделений, на заседаниях коллегии Росреестра и Научно-консультативного совета при Росреестре и иных совещаниях (заседаниях), проводимых в Росреестре.

3.5.7.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Ведение записей в ходе совещания (заседания), сбор материалов и подготовка проекта протокола возлагаются на структурное подразделение, ответственное за подготовку соответствующего протокола.

Проект протокола совещания у руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) разрабатывается структурным подразделением, ответственным за проведение совещания, визируется его начальником или лицом, его замещающим, и представляется руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) в течение 3 рабочих дней после его окончания, если иное не предусмотрено актами Росреестра.

Протоколы совещаний у руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), а также выписки из протоколов указанных совещаний подготавливаются и оформляются структурными подразделениями в соответствии с видом и повесткой дня совещаний.

Протоколы еженедельных совещаний у руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) по оперативным вопросам деятельности Росреестра, протоколы заседаний коллегии Росреестра, Научно-консультативного совета при Росреестре подготавливаются отделом обеспечения деятельности руководства и организации протокольных мероприятий Административного управления с участием должностных лиц Росреестра.

Протоколы совещаний у руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), заместителя руководителя Росреестра, заседаний коллегии Росреестра, Научно-консультативного совета при Росреестре оформляются на бланках установленного образца без изображения Государственного герба Российской Федерации (приложения N 8 - 11).

Протоколы совещаний у заместителя руководителя Росреестра, а также выписки из протоколов указанных совещаний подготавливаются гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в приемных заместителя руководителя, или иным должностным лицом по поручению заместителя руководителя Росреестра.

Протоколы совещаний у начальников структурных подразделений Росреестра подготавливаются и оформляются гражданским служащим соответствующего структурного подразделения на стандартных листах бумаги с необходимыми реквизитами протокола.

3.5.7.3. Протоколы заседаний коллегии Росреестра и Научно-консультативного совета при Росреестре подписываются председательствующим на заседании, протоколы совещаний у руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), заместителя руководителя Росреестра - председательствующими на совещаниях.

3.5.7.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других совещательных органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов государственных органов (организаций), принимавших участие в заседании.

3.5.7.5. Подписанный протокол совещания у руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) регистрируется отделом обеспечения деятельности руководства и организации протокольных мероприятий Административного управления. Регистрационный номер протокола совещания у руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) состоит из знака "N", буквенного индекса (первые буквы имени и фамилии руководителя Росреестра), косой черты, порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса "ПР" через дефис, например: N ИВ/14-ПР.

Подписанный протокол совещания у заместителя руководителя Росреестра регистрируется гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в приемной заместителя руководителя Росреестра. Регистрационный номер протокола совещания у заместителя руководителя состоит из знака "N", буквенного индекса (первые буквы имени и фамилии заместителя руководителя Росреестра), косой черты, порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса "ПР" через дефис, например: N ГЕ/15-ПР.

Регистрационный номер протокола заседания коллегии Росреестра состоит из знака "N", буквенного индекса "К", косой черты, порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса "ПР" через дефис, например: N К/2-ПР.

Регистрационный номер протокола заседания Научно-консультативного совета при Росреестре состоит из знака "N", буквенного индекса "НКС", косой черты, порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса "ПР" через дефис, например: N НКС/3-ПР.

Номер протокола совещания у начальника структурного подразделения состоит из знака "N", индекса структурного подразделения, косой черты, порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса "ПР" через дефис, например: N 07/14-ПР или N 05/11-ПР.

3.5.7.6. Выписки из протоколов совещаний оформляются соответствующим структурным подразделением, которое осуществляло регистрацию протокола.

Номер выписки из протокола совещания состоит из знака "N", номера протокола совещания, косой черты, порядкового номера решения в протоколе данного совещания, например: N ИВ/14-ПР/1 или N 07/15-ПР/2.

Датой протокола является дата заседания (совещания), которая оформляется словесно-цифровым способом.

3.5.7.7. Протоколы совместных заседаний с иными государственными органами (организациями) оформляются на стандартном листе бумаги и имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов государственных органов (организаций), принимавших участие в заседании, оформленные через косую черту в той последовательности, в какой они указаны в протоколе.

3.5.7.8. Протокол имеет реквизиты, которые располагаются в следующем порядке:

наименование федерального органа исполнительной власти (указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование Росреестра);

вид документа (если протокол оформляется на стандартном листе бумаги, слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру текстового поля);

наименование вида заседания или совещания (отделяется от предыдущего реквизита двойным межстрочным интервалом, печатается полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру текстового поля);

место проведения совещания (заседания) (печатается через двойной межстрочный интервал после реквизита "вид заседания или совещания", отделяется от него двойной чертой и выравнивается по центру текстового поля);

дата и номер протокола (дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через двойной межстрочный интервал после предыдущего реквизита; номер протокола обозначается цифрами и включает буквенные индексы);

текст протокола (печатается через полуторный межстрочный интервал);

подпись (отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию);

наименование должности (печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки);

расшифровка подписи (располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем).

3.5.7.9. Протоколы в центральном аппарате Росреестра издаются в форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются должность, инициалы и фамилии председателя (председательствующего), а также фамилии и инициалы присутствовавших лиц. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы (фамилии могут быть указаны в алфавитном порядке). Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола указывается общее количество присутствующих и дается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру текстового поля размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала.

Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Содержание докладов и выступлений прилагается к протоколу в виде отдельных материалов (в этом случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается").

При принятии решения об утверждении какого-либо документа в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагаться к протоколу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, излагается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на совещании (заседании).

3.5.7.10. Номера постановлений (решений), принятых на совещаниях (заседаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

3.5.7.11. Рассылку копий протокола участникам совещания (заседания) и ответственным исполнителям, указанным в протоколе, а также контроль исполнения пунктов протокола осуществляет структурное подразделение, ответственное за проведение совещания.

Указатель рассылки протокола совещания (заседания) составляет и подписывает гражданский служащий по согласованию с ответственным за подготовку данного совещания (заседания) начальником структурного подразделения. В указатель рассылки протокола совещания у руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) в обязательном порядке включаются: заместители руководителя Росреестра, начальники структурных подразделений, а также иные должностные лица Росреестра по указанию председательствующего.

Копии протоколов совещаний (заседаний), проводимых руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности), его заместителем, должны рассылаться исполнителям в течение одного рабочего дня с даты подписания протоколов.

3.5.7.12. Подлинники протоколов хранятся в структурных подразделениях, ответственных за проведение совещания (заседания), у секретарей комиссий, советов и формируются в соответствующие номенклатурные дела. Подлинники протоколов заседаний коллегии Росреестра, Научно-консультативного совета при Росреестре и совещаний у руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) хранятся в отделе обеспечения деятельности руководства и организации протокольных мероприятий Административного управления.

Образцы оформления протоколов приведены в приложениях N 30 - 32 к Инструкции.