4.9. Организация работы с исходящими документами

4.9.1. Работа с исходящими документами в центральном аппарате Росреестра включает составление и оформление проекта документа, его согласование и подписание, регистрацию и отправку адресату.

4.9.2. Ответственность за составление и оформление документа в Росреестре, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Росреестра (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа.

4.9.3. Проекты документов Росреестра оформляются и проходят процедуру визирования в соответствии с правилами, установленными Инструкцией для конкретных видов документов (абзац восьмой пункта 3.5.1.15, пункты 3.5.5.3, 3.5.6.3, 3.5.9.4, 3.6.4 - 3.6.9, 3.10.4).

4.9.4. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз согласования, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, штампа редактора, документа-основания, если исходящий документ является ответом на поступивший в Росреестр документ, листа (указателя) рассылки.

4.9.5. Проекты исходящих документов направляются исполнителем для подписания или согласования на бумажном носителе с одновременным направлением их электронных карточек (с прикрепленными связками электронных карточек входящих и внутренних документов, на основании которых они подготовлены).

В случае технической невозможности использования СЭД Росреестра документы представляются на подпись или согласование на бумажном носителе.

4.9.6. Исходящие документы, предназначенные для передачи на подпись руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности), заместителям руководителя Росреестра, передаются гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, должностному лицу, уполномоченному руководителем Росреестра, заместителями руководителя, который проверяет правильность оформления документа и наличие виз согласования (в случае установления нескольких исполнителей по документу - наличие виз согласования всех исполнителей) и далее представляет документ на подпись руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности).

Не согласованный в установленном Инструкцией порядке документ к подписи не принимается и направляется исполнителю на доработку.

4.9.7. Перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, определен приказом Росреестра от 24.11.2011 N П/064.

4.9.8. При подписании или утверждении файл электронного документа должен иметь формат PDF/A-1, соответствующий международному стандарту.

4.9.9. Визуальное отображение документа в электронном виде должно содержать: текст электронного документа, сведения о регистрации документа (дата документа, регистрационный номер); сведения об электронной подписи (далее - ЭП), которой(ыми) был подписан документ (отметка/отметки об ЭП).

4.9.10. Электронные документы, направляемые по системе МЭДО, должны содержать:

сведения об ЭП, которой был подписан документ в электронном виде (отметка/отметки об ЭП);

соответствовать требованиям к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде;

содержать следующие элементы: границы отметки об ЭП (служит для визуального разграничения сведений отметки об ЭП от текста документа и других отметок); эмблему участника взаимодействия; информацию о подписании документа ЭП; сведения о сертификате ЭП, использованном при подписании электронного документа;

место размещения отметки об ЭП должно соответствовать месту размещения личной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

пример отметки об ЭП и ее размещении (приложение N 20).

4.9.11. Регистрацию исходящих документов за подписью начальников структурных подразделений и их заместителей осуществляет структурное подразделение - исполнитель документа.

4.9.12. Документы, направляемые только в виде электронного документа без дублирования отправки на бумажном носителе, в регистрационном номере содержат знак "@".

4.9.13. Документу, направляемому нескольким адресатам, присваивается один и тот же регистрационный номер.

4.9.14. Гражданские служащие отдела исходящей корреспонденции и архива Административного управления осуществляют проверку правильности оформления и комплектности исходящего документа, а также отправку корреспонденции на бумажном носителе фельдъегерской, специальной связью, почтовыми отправлениями и электронных документов по системам МЭДО и СЭД Росреестра.