4.14. Работа с документами в приемных заместителей руководителя Росреестра, структурных подразделениях

4.14.1. Работа с документами, в том числе обращениями граждан, в приемных заместителей руководителя Росреестра, структурных подразделениях организуется и проводится с учетом единых требований, установленных Инструкцией.

4.14.2. Организация работы по учету, прохождению и сохранности документов, оперативному контролю за исполнением документов и поручений, регистрации внутренних документов в приемных возлагается на гражданских служащих, ответственных за ведение делопроизводства в приемных заместителей руководителя Росреестра и структурных подразделениях, и включает:

прием документов (в том числе электронных копий документов), поступающих по СЭД Росреестра;

получение оригиналов документов на бумажном носителе, передачу документов на рассмотрение заместителю руководителя Росреестра, начальнику структурного подразделения и по его результатам (с соответствующими указаниями по исполнению) - исполнителю;

подготовку и оформление проектов указаний по исполнению документов (поручений) заместителя руководителя Росреестра, начальника структурного подразделения (пункты 3.4.15.3, 3.4.15.4);

учет и регистрацию исходящих документов в соответствующей базе СЭД Росреестра, проверку правильности оформления и передачу их в Административное управление;

учет и регистрацию внутренних документов в соответствующей базе СЭД Росреестра, проверку правильности оформления и передачу адресату;

оперативное внесение в электронные карточки документов информации о прохождении документов, находящихся на исполнении, ходе исполнения и окончательном выполнении поручений (документов);

справочно-информационную работу по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовку для заместителей руководителя Росреестра, начальников соответствующих структурных подразделений сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

ведение, формирование, оформление, учет и хранение находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством дел, их подготовку и передачу на хранение в архив Росреестра;

составление номенклатуры дел структурного подразделения;

учет в соответствующих журналах документов и дел, а также съемных электронных носителей информации ограниченного распространения (приложения N 47, 48);

получение, учет, хранение, выдачу, списание и направление на уничтожение в установленном порядке бланков Росреестра, изготовленных типографским способом и имеющих номер.

4.14.3. Поступившие в приемную заместителя руководителя Росреестра, структурное подразделение документы докладываются заместителю руководителя Росреестра, начальнику структурного подразделения соответственно. Документы с пометками, свидетельствующими о срочности их исполнения, обрабатываются и докладываются незамедлительно.

4.14.4. Документы, рассматриваемые заместителями руководителя Росреестра, передаются с указаниями об исполнении в курируемые ими структурные подразделения.

Все последующие указания по исполнению не должны искажать содержание поручения вышестоящего должностного лица, они могут только уточняться и конкретизироваться.

4.14.5. Начальники структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день их поступления или на следующий рабочий день, контроль за качественным исполнением документов в установленные сроки и их сохранностью.

4.14.6. Текст указания по исполнению документа заместителя руководителя Росреестра, начальника структурного подразделения, а также последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в приемной заместителя руководителя Росреестра и соответствующем структурном подразделении, в электронную карточку документа в СЭД Росреестра.

4.14.7. После внесения указания по исполнению документа в электронную карточку в СЭД Росреестра документы направляются исполнителям (ответственным исполнителям и соисполнителям).

4.14.8. Документы, поступившие с пометкой "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" передаются исполнителям незамедлительно.

4.14.9. Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде указаний по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.

4.14.10. Ответственный исполнитель в соответствии с указанием по исполнению документа осуществляет:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа с учетом предложений соисполнителей;

при необходимости направление в иные структурные подразделения, территориальные органы и подведомственные организации Росреестра запросов, которые являются обязательными для исполнения;

согласование с заинтересованными должностными лицами.

4.14.11. В случае наличия в рассматриваемом документе вопросов, относящихся в том числе к компетенции структурного подразделения (подразделений), не определенного соисполнителем по документу, ответственный исполнитель запрашивает необходимую информацию в таком структурном подразделении (подразделениях) служебной запиской (без переадресации и уведомления Административного управления).

Информация и предложения ответственному исполнителю по запросу, указанному в абзаце первом настоящего пункта, представляется с учетом сроков представления информации, установленных в пункте 4.14.12 Инструкции.

4.14.12. Соисполнители представляют информацию и предложения ответственному исполнителю при установлении тридцатидневного срока на исполнение документа - не позднее 7 рабочих дней до истечения срока, при установлении более короткого срока - в течение первой половины срока, отведенного на его исполнение.

4.14.13. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителями ответственный исполнитель информирует об этом должностное лицо, давшее поручение.

4.14.14. В случае невозможности исполнения документа в установленные в указании по исполнению сроки исполнитель должен руководствоваться требованиями, установленными Регламентом Росреестра, и положениями Инструкции (подраздел 5.3).

4.14.15. Если решение поставленных в документе вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия документа в течение 7 рабочих дней со дня регистрации направляется структурным подразделением, являющимся ответственным исполнителем по документу, в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам.

4.14.16. Подготовленный и согласованный проект документа представляется на подпись должностному лицу, давшему поручение, либо лицу, уполномоченному подписывать данный вид документа в соответствии с его должностным регламентом или иными актами Росреестра.

К представляемому на подпись проекту документа прилагаются визовый экземпляр, справка, в которой указываются основания для его составления (если это не отражено в самом документе), с кем согласован (завизирован) проект, излагаются разногласия, возникшие при его подготовке, мотивы непринятия поступивших предложений, а также прилагаются копии нормативных правовых актов, на которые имеются ссылки, и иные материалы, раскрывающие (подтверждающие) содержание документа.

Если проект подготовлен в соответствии с поручением должностного лица, то к представляемому на подпись проекту документа прилагается копия этого поручения.

4.14.17. Подписанные документы регистрируются в соответствии с положениями подраздела 4.11 Инструкции.

4.14.18. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель подготавливает указатель рассылки (приложение N 46).

В случае размножения (тиражирования) документа с пометкой "ДСП" на лицевой стороне первого листа копии документа рядом с ограничительной пометкой ставится штамп "Копия экз. N __".

Размноженный экземпляр документа учитывается под номером документа с пометкой "ДСП", например:

от 25.09.2016 N П/459-ДСП, экз. ед., копия N 25.

4.14.19. Информацию о ходе и результатах исполнения документов исполнитель сообщает гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для внесения им соответствующих отметок в электронную карточку в СЭД Росреестра или вносит ее самостоятельно в соответствии с пунктом 3.4.27 Инструкции.

4.14.20. В случае необходимости на оборотной стороне последнего листа документа (касается только служебных писем) проставляются дополнительные отметки: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю); о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры (с кем, номер телефона) и т.д.); о дате и результатах окончательного исполнения документа.

4.14.21. Исполненные документы помещаются в соответствующие номенклатурные дела структурных подразделений-исполнителей.

4.14.22. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их подразделению-правопреемнику по акту или по описям дел, один экземпляр которых направляет в Административное управление.