3.6. Общие требования к организации служебной переписки

3.6.1. В центральном аппарате Росреестра служебными письмами оформляются:

доклады во исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы о выполнении поручений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан по вопросам, относящимся к компетенции Росреестра;

ответы об исполнении поручений Министерства экономического развития Российской Федерации;

сопроводительные письма к законопроектам, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы на парламентские или депутатские запросы;

ответы на обращения граждан и организаций;

инициативные письма по вопросам, относящимся к компетенции Росреестра;

другие документы.

3.6.2. Сроки подготовки служебных писем-ответов устанавливаются указаниями по исполнению документов руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), заместителей руководителя Росреестра на основании сроков исполнения поручений, запросов в соответствии с требованиями пунктов 5.2.1 - 5.2.10 Инструкции.

Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками структурных подразделений.

3.6.3. Служебные письма печатаются на бланках Росреестра с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложения N 4 - 6).

Служебные письма на бланке "Руководитель Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии" подписывает только руководитель Росреестра, на бланке "Заместитель руководителя Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии" - только заместитель руководителя Росреестра.

На общем бланке письма Росреестра с угловым расположением реквизитов оформляются служебные письма за подписью:

исполняющего обязанности руководителя Росреестра;

начальников структурных подразделений (должностных лиц согласно полномочиям, установленным их должностными регламентами);

двух должностных лиц Росреестра (например, гарантийные письма);

отдельные письма за подписью руководителя Росреестра, заместителя руководителя Росреестра.

3.6.4. Второй экземпляр проекта служебного письма визируется в нижней части лицевой стороны листа в следующей последовательности:

исполнителем;

начальником и заместителем начальника структурного подразделения-исполнителя;

начальниками структурных подразделений-соисполнителей и их заместителями (согласно указанию по исполнению документа руководства Росреестра) в случае отсутствия служебной записки за их подписью либо по отдельному поручению заместителя руководителя, курирующего структурное подразделение-исполнителя;

начальниками заинтересованных структурных подразделений, к компетенции которых относится рассмотрение затронутых в письме вопросов;

редактором-корректором;

заместителем руководителя Росреестра в соответствии с распределением обязанностей, если письмо подписывается руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности).

3.6.5. Отказ от рассмотрения служебных писем и прилагаемых документов, поступивших на согласование (визирование) в установленном порядке, не допускается.

3.6.6. Лица, визирующие служебное письмо, наряду с исполнителем несут ответственность за его содержание в пределах своей компетенции.

3.6.7. Если по результатам визирования проект служебного письма подлежит существенному изменению (изменение концепции документа, сроков, отдельных разделов текста, дополнение новыми разделами, замена исполнителей, замечания юридического характера и т.д.), то проводится повторное визирование соответствующими должностными лицами.

3.6.8. Проекты служебных писем, представляемые на подпись руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) и содержащие вопросы правового характера, в обязательном порядке визируются Правовым управлением.

3.6.9. Обязательной редакторско-корректорской обработке и визированию подлежат:

все проекты служебных писем за подписью руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности);

проекты служебных писем за подписью заместителей руководителя Росреестра в случае их направления в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Минэкономразвития России (за исключением служебных писем в части рассмотрения обращений граждан), Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации.

3.6.10. Проект служебного письма представляется на подпись вместе с визовым экземпляром, приложениями (при наличии) и материалами, являющимися основанием для его подготовки.

3.6.11. Приложения справочного характера подписываются начальником структурного подразделения-исполнителя в двух экземплярах (один прикладывается к визовому экземпляру письма).

3.6.12. Служебные письма, направляемые в территориальные органы и подведомственные организации Росреестра, содержащие поручения, методические рекомендации, подписываются руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) или его заместителями.

Служебные письма, направляемые в территориальные органы и подведомственные организации Росреестра по вопросам непосредственной деятельности структурных подразделений, подписываются начальником соответствующего структурного подразделения (заместителем начальника структурного подразделения).

Служебные письма, содержащие предписания (предупреждения) об устранении выявленных нарушений (недостатков) по результатам проверок, подписываются руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности), его заместителями, а также начальниками структурных подразделений по согласованию с руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности).

3.6.13. Помимо реквизитов бланка Росреестра служебные письма, как правило, имеют следующий состав реквизитов:

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

заголовок к тексту документа;

отметка о наличии приложений;

должность лица, подписавшего документ;

подпись должностного лица;

виза;

отметка об исполнителе;

отметка о конфиденциальности (реквизит проставляется в служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения).

Реквизиты служебного письма оформляются в соответствии с требованиями подраздела 3.4 Инструкции.

3.6.14. Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если оно подлежит рассмотрению и принятию по нему решения именно этим должностным лицом либо если это письмо является ответом на обращение (запрос), подписанное данным должностным лицом.

3.6.15. Служебные письма, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

3.6.16. В случае если Росреестр является ответственным исполнителем, служебные письма, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

3.6.17. Текст служебного письма излагается от третьего лица единственного числа, так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени Росреестра, либо от первого лица множественного числа. Например: "Росреестр рассмотрел...", "Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии полагает...", "Сообщаем...", "Направляем...".

3.6.18. Если служебное письмо оформлено на бланке должностного лица или носит конфиденциальный характер, то текст излагается от первого лица единственного числа: "Прошу...", "Направляю...", "Считаю необходимым...".

Основные требования к оформлению служебного письма изложены в подразделе 3.1 Инструкции.

Образец оформления служебного письма приведен в приложении N 35 к Инструкции.