4.13. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.13.1. Внутренние документы создаются и исполняются в центральном аппарате Росреестра с целью решения вопросов, требующих документального оформления, между структурными подразделениями и должностными лицами Росреестра.

4.13.2. Прохождение внутренних документов (поручений руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) и его заместителей, служебных и докладных записок и др.) на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

4.13.3. Подготовка и оформление внутренних (исходящих) документов Росреестра осуществляется в соответствии с положениями подраздела 3.1 Инструкции.

4.13.4. Электронная карточка служебной записки в базе СЭД Росреестра "Служебные записки" заполняется гражданским служащим-исполнителем следующим образом:

создается связка с входящим документом-основанием, если исходящий документ является ответом;

вносятся все реквизиты документа в электронную карточку служебной записки;

вносится электронный вариант документа (в формате WORD) либо электронная копия документа (полученная в результате сканирования) с подписью должностного лица;

созданный "черновик" направляется на согласование;

присваивается регистрационный номер (статус "Зарегистрировать");

в случае необходимости внутренний документ распечатывается на бумажном носителе, подписывается (проставляется регистрационный номер);

заполняется адресат в разделе "Лист рассылки";

заполненная электронная карточка направляется адресату.

Регистрационный номер служебной записки состоит из индекса структурного подразделения и через дефис порядкового номера документа в пределах календарного года, через дефис буквенного индекса "СЗ" и даты регистрации, например: N 15-0046-СЗ от 25.01.2015.

Служебные (докладные) записки на имя руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), создаваемые структурными подразделениями за подписью начальника соответствующего структурного подразделения, после оформления и регистрации направляются на бумажном носителе должностному лицу, уполномоченному руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности), для доклада руководителю (лицу, исполняющему его обязанности) и одновременно в электронном виде в базу СЭД Росреестра "Канцелярия руководителя".

4.13.5. Должностное лицо, уполномоченное руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности), докладывает руководителю Росреестра (должностному лицу, исполняющему его обязанности):

проекты приказов, распоряжений Росреестра и иных актов, разработанных структурными подразделениями;

протоколы заседаний коллегии Росреестра, Научно-консультативного совета при Росреестре и совещаний у руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности);

проекты писем, служебные и докладные записки, другие служебные материалы, подготовленные структурными подразделениями.

4.13.6. В случае если руководитель Росреестра (лицо, исполняющее его обязанности) в результате доклада дает письменные поручения должностным лицам и/или структурным подразделениям, то они передаются в Административное управление в день их подписания для регистрации в базе СЭД Росреестра "Канцелярия ОРД" и направления на исполнение.

4.13.7. Электронная карточка поручения руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) включает: номер и дату поручения, текст поручения, автора поручения, наименование структурного подразделения-исполнителя, электронную (сканированную) копию поручения, связку с документом, послужившим основанием для поручения, рассылку и иную информацию.

Регистрационный номер поручения руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) состоит из знака "N", первых букв имени и фамилии руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), через дефис порядкового номера в пределах календарного года, косой черты, последних двух цифр текущего года и даты регистрации, например: N ИВ-0165/15 от 25.01.2015.

4.13.8. Поручение руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) в электронном виде рассылается по СЭД Росреестра всем исполнителям в день его регистрации.

Оригинал поручения руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) передается по реестру ответственному исполнителю согласно указанию по исполнению документа руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности).

4.13.9. Поручения заместителей руководителя Росреестра, в том числе данные на основании внутренних документов, подготовленных структурными подразделениями по направлению деятельности, оформляются и регистрируются в соответствующих базах СЭД Росреестра "Служебные записки" гражданскими служащими приемных заместителей руководителя Росреестра.

4.13.10. Учет и исполнение в центральном аппарате Росреестра внутренних документов, оформленных в порядке, установленном Инструкцией, осуществляются структурными подразделениями - адресантами документов, а также гражданскими служащими приемных заместителей руководителя Росреестра.

4.13.11. После рассмотрения внутренних (входящих) документов тексты указаний по исполнению документов вносятся в электронные карточки гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях или приемных заместителей руководителя Росреестра, и передаются исполнителям.

4.13.12. Завершенные в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений. Пометки об исполнении внутренних документов вносятся в электронную карточку СЭД Росреестра гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях или приемных заместителей руководителя Росреестра (либо ответственными исполнителями по документам).

Подлинники поручений руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) и заместителей руководителя Росреестра хранятся и учитываются вместе с документами, к которым они относятся.