6.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

6.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и уничтожение предусматривает экспертизу ценности документов, оформление дел, составление описей по результатам экспертизы их ценности; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации проводится в Росреестре при подготовке номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.

6.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Росреестре создается Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК Росреестра).

6.3.3. Правовой статус ЦЭК Росреестра, а также порядок ее деятельности определяются положением, согласованным с Федеральным архивным агентством, утвержденным приказом Росреестра.

6.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК Росреестра.

6.3.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Росреестра; с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

6.3.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел Росреестра путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

6.3.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

6.3.8. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

6.3.9. В архив Росреестра дела сдаются по описям, подготовленным структурными подразделениями по установленной форме (приложение N 57) через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.