4.4. Регистрация входящей служебной корреспонденции

4.4.1. Входящая корреспонденция, поступившая на бумажном носителе, регистрируется отделом входящей корреспонденции Административного управления централизованно в СЭД Росреестра в базе данных "Канцелярия экспедиции", за исключением:

обращений граждан (регистрируются в базе "Обращения граждан");

анонимных писем без подписи автора;

иностранной корреспонденции, требующей перевода на русский язык (регистрируется при наличии текста на русском языке);

личной переписки;

заявлений по служебным вопросам гражданских служащих Росреестра без сопроводительного письма;

справочных, информационных и рекламных материалов;

периодических печатных изданий (книг, журналов, сборников, брошюр, бюллетеней, сборников законодательных актов и т.п.);

пригласительных билетов, поздравительных писем и телеграмм, открыток;

форм бухгалтерской и статистической отчетностей, платежных поручений и т.д.;

договоров и соглашений (без сопроводительных писем);

почтовых извещений;

возвращенных почтовых отправлений Росреестра, не полученных адресатом, с истекшим сроком хранения;

почтовых отправлений, ошибочно поступивших в адрес Росреестра.

Документы, не подлежащие регистрации в СЭД Росреестра, передаются адресатам под расписку в реестре передачи документов.

4.4.2. Иностранная корреспонденция после перевода на русский язык соответствующим структурным подразделением передается в отдел входящей корреспонденции для регистрации.

4.4.3. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной электронной карточки документа в СЭД Росреестра, которой автоматически присваивается регистрационный номер после заполнения следующих реквизитов:

исходящий номер и дата документа (указанные отправителем);

наименование организации адресанта;

специализация (классификатор по формам организации корреспондентов);

фамилия лица, подписавшего документ;

аннотация документа;

вид документа;

отметка о конфиденциальности (общий доступ, "ДСП");

нумератор (классификатор);

автор (указываются фамилия и инициалы адресанта, подписавшего документ);

количество листов в документе, включая приложения, а также вид и количество приложений (при наличии);

вид доставки документа;

ссылка на регистрационные номера связанных с ним ранее поступивших документов;

текст указания по исполнению документа;

информация о передаче документа (сведения о направлении документа);

индекс дела;

комментарии;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ход исполнения, сведения о перенаправлении документа;

отметка о постановке на контроль и сроке исполнения документа.

Содержание регистрационных реквизитов является основой информационно-поисковой системы.

4.4.4. При регистрации документов на доклад руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) гражданский служащий, осуществляющий регистрацию входящего документа, заполняет связку (ссылку на регистрационные номера связанных с ним ранее поступивших и направленных документов).

4.4.5. Реквизит "регистрационный номер" входящего документа оформляется в соответствии с автоматизированной системой документооборота следующим образом: N ВХ/ХХ/000000/УУ, где:

"ВХ" - индекс входящего документа;

"ХХ" - буквенная часть нумератора (который указывается в зависимости от адресанта);

"000000" - порядковый номер в пределах календарного года;

"УУ" - две последние цифры текущего года.

4.4.6. Нумераторы (индексы) на входящие документы присваиваются в соответствии с классификацией корреспондента следующим образом:

"ПП" - поручения Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (Аппарата Правительства Российской Федерации) регистрируются с нумератором, например: N ВХ/ПП/0000/15;

"ГД" - парламентские запросы, обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, например: N ВХ/ГД/0000/15;

"МИН" - поручения и письма из Минэкономразвития России, например: N ВХ/МИН/00000/15;

"ОП" - иные документы, например: N ВХ/ОП/000000/15.

4.4.7. Факт регистрации входящего документа подтверждается регистрационным штампом, который помещается на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу (приложение N 22). В указанный штамп рукописным способом вписываются:

нумератор и через косую черту регистрационный порядковый номер, присвоенный в базе СЭД Росреестра "Канцелярия экспедиции";

дата регистрации поступившего документа в цифровой форме;

общее количество листов поступившего документа, в том числе количество листов приложений, отдельно количество и вид носителя информации.

4.4.8. Документы, направляемые заместителям руководителя Росреестра, сканируются, электронная копия документа прикрепляется к соответствующей электронной карточке входящего документа.