III. Порядок подготовки и оформления решений Министра и заместителей Министра

3.1. Решения Министра могут оформляться в виде приказов, правил, инструкций, положений, писем, поручений и телеграмм.

Решения Министра, имеющие нормативный характер, издаются только в виде приказов.

Положения, инструкции и правила утверждаются приказами Министерства.

Правом издания нормативных правовых актов в Министерстве обладает Министр (лицо, исполняющее его обязанности).

Решения Министра по оперативным и другим текущим вопросам организации деятельности Министерства издаются в виде приказов ненормативного характера.

3.2. Поручения Министра и его заместителей оформляются в виде резолюций, а принятые на совещаниях - в виде протоколов. Оформление протокола совещания осуществляет департамент или Отдел Министерства, ответственный за подготовку и проведение совещания.

Проект протокола визируется директором департамента, начальником Отдела, ответственного за подготовку и проведение совещания, и представляется Министру (заместителю Министра), как правило, в течение суток после окончания совещания.

К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки (разнарядки), подписанный директором департамента, начальником Отдела Министерства, ответственного за проведение совещания.

Поручения, содержащиеся в письменной резолюции Министра, оформляются на бланке для резолюций Министра.

По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки проекта решения Министерства, Министр дает письменные поручения, оформляемые протоколом проведенного у него совещания, а также устные указания директорам департаментов, начальникам Отделов Министерства.

3.3. В случае проведения межведомственного совещания копии протокола направляются в соответствующие федеральные органы исполнительной власти и организации, а также в заинтересованные департаменты, Отделы Министерства.

Копии протоколов совещаний у Министра (заместителя Министра) рассылаются исполнителям (в том числе заинтересованным федеральным органам исполнительной власти), как правило, в течение суток, а содержащие срочные или оперативные поручения - незамедлительно.

3.4. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе совещания у Министра (заместителя Министра), осуществляется департаментом или Отделом Министерства, ответственным за проведение совещания, и Департаментом организационного развития Министерства.

3.5. В решениях и поручениях, как правило, устанавливается срок исполнения, началом его исполнения считается дата подписания.

Если исполнение поручено нескольким департаментам и (или) Отделам Министерства, службе и агентствам, то организует исполнение документа и несет ответственность за его окончательное исполнение должностное лицо, указанное первым. Соисполнители представляют ему информацию в течение первой половины срока, отведенного на исполнение руководством Министерства.

3.6. Корреспонденция, поступившая на имя Министра, заместителей Министра, а также в адрес Министерства без указания конкретного должностного лица, рассматривается в Департаменте организационного развития Министерства и, исходя из содержания, определяется ее дальнейшее направление (на доклад Министру, его заместителям, в департамент Министерства или Отдел Министерства).

Корреспонденцию, требующую оперативного исполнения, Департамент организационного развития Министерства самостоятельно направляет в соответствующий департамент, Отдел, который подготавливает необходимую информацию для доклада руководству Министерства.

Поступившая в Министерство международная корреспонденция направляется в Департамент международного сотрудничества для оперативного рассмотрения и проработки (в случае необходимости совместно с заинтересованными департаментами, Отделами Министерства).

Подготовка и оформление поручений Министра в виде проектов резолюций производится Департаментом организационного развития Министерства, подготовка и оформление поручений заместителей Министра - их секретариатами.

Рассмотренные руководством Министерства документы возвращаются в Департамент организационного развития Министерства для последующей записи резолюции в регистрационно-контрольную карточку. Подлинник документа направляется головному исполнителю, соисполнители получают копию сопроводительного письма. С содержанием приложения соисполнители знакомятся в системе электронного документооборота.

В службу и агентства до ввода в действие электронного документооборота направляется копия всего документа на бумажном носителе.

Документ в электронном виде хранится в базах данных Министерства, службы и агентств.