6.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение

6.2.1. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, проводится в целях установления фактического наличия объектов хранения и соответствия их количеству, числящемуся в ПО.

В ходе проверки наличия и состояния объектов хранения, находящихся на централизованном хранении:

- проверяется соответствие фактического наличия объектов хранения в архивной таре и учетной информации в ПО;

- выявляются и устраняются недостатки в учете объектов хранения;

- выявляются отсутствующие объекты хранения и организуется их розыск.

6.2.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения на бумажных носителях проводится комиссией в составе не менее двух сотрудников Филиала ФКУ не реже одного раза в 10 лет.

Единовременные проверки наличия и состояния объектов хранения проводятся:

- после перемещения объектов хранения в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) объектов хранения или доступ в помещение с объектами хранения, размещенными на централизованное хранение, посторонних лиц;

- при реорганизации или ликвидации Филиала ФКУ, осуществляющего централизованное хранение.

6.2.3. Физическое состояние объектов хранения определяется путем визуального просмотра объектов хранения.

6.2.4. В случаях выявления объектов хранения, не учтенных в ПО, Филиал ФКУ возвращает неучтенный объект хранения Владельцу объектов хранения.

6.2.5. В ПО должны отображаться даты и номера Актов выдачи объектов хранения, которыми подтверждается отсутствие объекта хранения, и результаты проверки ("есть в наличии", "отсутствует").

По завершении обработки всех заданий и проверки наличия документов в ПО выполняется автоматическое формирование Сличительной ведомости результатов проверки наличия и состояния объектов хранения (приложение N 5 к настоящему Порядку).

6.2.6. По результатам проверки объектов хранения составляется Акт проверки, наличия и состояния объектов хранения (приложение N 6 к настоящему Порядку). Акт проверки наличия и состояния объектов хранения подписывается сотрудниками Филиала ФКУ, осуществляющими проверку наличия объектов хранения, и утверждается директором Филиала ФКУ или его заместителем, курирующим организацию централизованного хранения. К Акту проверки наличия и состояния объектов хранения прилагается Сличительная ведомость результатов проверки наличия и состояния объектов хранения.

6.2.7. Если проверкой обнаружена недостача объектов хранения, то Филиалом ФКУ организуется их розыск.

6.2.8. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения выявлено отсутствие объекта хранения по невыясненной причине, уполномоченный сотрудник Филиала ФКУ готовит докладную записку на имя директора Филиала ФКУ с указанием реквизитов отсутствующего объекта хранения.

Для установления причин отсутствия объекта хранения и виновных лиц проводится служебная проверка.

Розыск объектов хранения, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года.

6.2.9. На объекты хранения, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния, с использованием ПО составляется Акт о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 7 к настоящему Порядку).

Акт о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны, утверждается директором Филиала ФКУ или его заместителем. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку.

Реквизиты Акта о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны, заносятся в ПО.

6.2.10. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения все объекты хранения имеются в наличии, то они считаются прошедшими проверку, в ПО фиксируется дата и номер Акта проверки наличия и состояния объектов хранения.

6.2.11. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, осуществляется после реализации ее в ПО.