6.3.4. Лист фонда

6.3.4.1. Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия документов фонда.

6.3.4.2. Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива.

6.3.4.3. В графе "Местонахождение фонда" указывается название организации, в архиве которой он хранится.

6.3.4.4. В графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата первого поступления фонда в данный архив.

6.3.4.5. В графе "Крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.

6.3.4.6. В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

Все последующие изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

6.3.4.7. В графе "Выбытие" указывается акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи.

В графе "Наличие (остаток)" - количество документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.

Количество дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу, включенных в сводные описи, составленные на основе описей структурных подразделений, указывается в разделе 2 "Учет описанных документов" в графах 11 - 14, а в графах 6 - 9 указывается количество выбывших дел, значившихся в сдаточных описях.

6.3.4.8. Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то на первом делается отметка "см. продолжение N...", на последующем - "продолжение N...".

6.3.4.9. Лист фонда может быть пересоставлен только в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

6.3.4.10. Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке номеров фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке составляется на отдельном листе заверительная надпись.