3.7. Регистрация исходящих документов

3.7.1. Документы, подписанные руководителем Росстата, его заместителями, регистрируются отделом Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления в СЭД.

Регистрация отправляемых документов за подписью руководителя Росстата, его заместителей в нерабочее время рабочих дней Росстата, в выходные и праздничные нерабочие дни осуществляется дежурными центрального аппарата Росстата в СЭД.

Служебные письма, подписанные начальником управления центрального аппарата Росстата, начальником Отдела по защите государственной тайны либо замещающими их лицами, регистрируются ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях в СЭД.

Ответ на обращение гражданина регистрируется работником отдела Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления в СЭД.

Документы с грифом ограничения доступа к документу "Для служебного пользования", подписанные начальником управления центрального аппарата Росстата, начальником Отдела по защите государственной тайны либо замещающими их лицами регистрируются ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, подписанные руководителем Росстата, его заместителями, регистрируются в отделе Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства, в СЭД и в журнале учета подготовленных документов с пометкой "Для служебного пользования".

3.7.2. Датой регистрации документа является дата его подписания с учетом представления документа на регистрацию в день подписания. Если подписанный документ представлен исполнителем на регистрацию на следующий рабочий день после подписания или в иной день, то датой регистрации является дата представления документа на регистрацию.

3.7.3. Регистрационный номер исходящего документа определяется в соответствии со структурой регистрационного номера документа и классификаторов, принятых в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата.

Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически.

3.7.4. После заполнения и сохранения электронной регистрационной карточки СЭД отправляемого документа работник, осуществляющий регистрацию документа, проставляет в электронном документе, направляемом по СЭД, на подлиннике документа, исполненном на бумажном носителе, в реквизитах документа и на его визовом экземпляре номер документа и дату регистрации, присвоенные в СЭД, осуществляет сканирование зарегистрированного документа и приложений к нему. Не сканируются и не присоединяются к регистрационным карточкам СЭД исходящие документы, указанные в п. 3.4.9. настоящей инструкции.

Документы с грифом ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" регистрируются в СЭД, и учитываются в журнале учета подготовленных документов с пометкой "Для служебного пользования".

В электронных документах, направляемых по МЭДО, номер документа и дата регистрации проставляются автоматически.

3.7.5. Исполнитель передает на регистрацию в службу делопроизводства подлинник входящего документа (при наличии) и все экземпляры исходящего документа, оформленные на бланках установленной формы.

Перед регистрацией документа регистратором осуществляется проверка правильности оформления документа в следующем порядке:

а) наличие адреса получателя;

б) наличие подписей;

в) наличие приложений, указанных в тексте письма;

г) наличие отметки об исполнителе;

д) наличие отметки об исходящем номере и дате документа адресанта;

е) соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки;

ж) правильность заполнения регистрационной карточки документа в СЭД;

з) правильность заполнения типа документа;

и) наличие способа доставки документа (фельдъегерская связь, почтовая связь, электронная почта, МЭДО, СЭД, курьер и др.);

к) наличие прикрепленного файла документа;

л) наличие связанного (входящего, распорядительного, внутреннего и т.д.) документа.

3.7.6. Входящие документы (поручения высших органов государственной власти, Минэкономразвития России и др.) вместе с визовыми экземплярами ответов на них на бумажных носителях формируются в номенклатурное дело отдела Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления.

Обращения граждан вместе с визовыми экземплярами ответов на них на бумажных носителях, а также документы и материалы, использованные при подготовке ответа по рассмотрению обращений граждан, формируются в номенклатурное дело отдела Административного управления, на который возложены функции по ведению делопроизводства Административного управления.

3.7.7. Неправильно оформленные документы регистрации не подлежат и возвращаются исполнителю.

3.7.8. Порядок регистрации отправляемых документов в территориальном органе Росстата аналогичен порядку регистрации отправляемых документов в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 3.7.1 - 3.7.7 настоящей Инструкции.