3.6. Организация работы с исходящими документами

3.6.1. Служебные письма Росстата готовятся на бланках документов или электронном шаблоне документов. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

На прямое поручение Президента Российской Федерации руководителю Росстата по обращению заявителя в адрес Президента Российской Федерации исполнитель готовит три ответа: доклад Президенту Российской Федерации, доклад в Правительство Российской Федерации и ответ в адрес заявителя о рассмотрении поставленного в обращении вопроса.

3.6.2. Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с должностными лицами центрального аппарата Росстата (внутреннее согласование), согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами возлагается на структурное подразделение - исполнителя проекта документа.

3.6.3. Проект документа Росстата визируется начальником отдела исполнителя, подготовившего проект документа, заместителем начальника управления, курирующим деятельность отдела - исполнителя документа, начальником управления - исполнителя документа, структурными подразделениями - соисполнителями по документу, заместителем руководителя Росстата, курирующим деятельность структурного подразделения - исполнителя документа).

3.6.4. Согласование проекта документа в электронном виде осуществляется в СЭД и на бумажных носителях.

3.6.5. Исполнитель до представления на подпись руководству проверяет правильность оформления документов и его адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки, комплектность документа:

в случае подписания документа усиленной квалифицированной электронной подписью (наличие в электронной регистрационной карточке документа СЭД файлов основного текста и указанных приложений, отметок в СЭД в основном документе и приложениях, листа визирования из СЭД к проекту документа, связанного (входящего, распорядительного, внутреннего и т.д.) документа, послужившего основанием для подготовки исходящего документа, другие документы, разъясняющие цель подготовки проекта документа). Может прикладываться визовый экземпляр проекта документа, подготовленного с использованием электронного шаблона в электронной регистрационной карточке документа, а также копия документа, послужившего основанием для подготовки исходящего документа;

в случае подписания документа должностным лицом собственноручно на бумажном носителе (наличие листов основного текста и указанных приложений, визового экземпляра, входящего документа, послужившего основанием для подготовки исходящего документа, в случае если документ доводился исполнителю на бумажном носителе, указатель рассылки документа). Может прикладываться копия входящего электронного документа, послужившего основанием для подготовки исходящего документа, другие документы, разъясняющие цель подготовки проекта документа.

3.6.6. Документы, представляемые на подпись руководителю Росстата, его заместителям, руководителю структурного подразделения, должны иметь номер проекта документа с прикрепленным электронным образом (файлом) документа к его регистрационной карточке в СЭД. Не прикрепляются к регистрационной карточке электронные образы документов, указанных в п. 3.4.9 настоящей Инструкции.

3.6.7. Проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю Росстата, его заместителям, начальникам управления:

через работников соответствующего отдела Административного управления, обеспечивающих деятельность руководства, работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении;

лично, по согласованию с должностным лицом, подписывающим документ.

3.6.8. Порядок организации работы с отправляемыми документами в территориальном органе Росстата аналогичен порядку организации работы с отправляемыми документами в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 3.6.1 - 3.6.7 настоящей Инструкции.