I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики (далее - Инструкция) разработана в соответствии с пунктом 3 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности центрального аппарата и территориальных органов Федеральной службы государственной статистики (Росстат) документов.

1.3. В Росстате делопроизводство организуется и ведется на основе положений Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, ГОСТа Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов, утвержденного приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76, Регламента Федеральной службы государственной статистики, утвержденного приказом Росстата от 27 ноября 2012 г. N 618 (зарегистрирован Минюстом России 17 января 2013 г. N 26558).

1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.

Делопроизводство в Росстате осуществляется с использованием Системы электронного документооборота (далее - СЭД).

1.5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Порядок ведения кадрового делопроизводства устанавливается Инструкцией по ведению кадрового делопроизводства в Росстате.

1.6. Особенности ведения делопроизводства в Росстате устанавливаются:

в части подготовки, обработки, хранения и использования электронных документов в СЭД, применения электронной подписи - соответствующим регламентом работы с организационно-распорядительными документами в СЭД;

в части учета, обращения и хранения документов с грифом ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" - соответствующей инструкцией о порядке учета, обращения и хранения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;

в части создания конкурсной договорной документации - соответствующим регламентом по работе с документацией о закупках и контрактами в СЭД;

при организации контроля исполнения поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Минэкономразвития России и документов - соответствующим порядком по организации контроля и исполнения поручений;

в части заверения (удостоверения) подлинности подписи должностного лица Росстата в документах, засвидетельствования (подтверждения) документов - соответствующей инструкцией о порядке учета, хранения и уничтожения печатей, штампов;

при обработке персональных данных - отдельными актами Росстата.

1.7. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единых требований, использование современных информационных технологий в работе с документами и контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Росстата осуществляется:

а) в центральном аппарате Росстата (далее - центральный аппарат) Административным управлением в соответствии с положением об Административном управлении;

б) в территориальных органах Росстата (далее - территориальные органы) административным (финансово-административным, административно-финансовым) отделом в соответствии с положением об административном отделе (положением о финансово-административном отделе, положением об административно-финансовом отделе), в случае отсутствия указанных отделов в структуре территориального органа - заместителем руководителя территориального органа, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководителем территориального органа и его заместителями.

1.8. Методическое руководство по ведению делопроизводства в Росстате осуществляется Административным управлением в соответствии с Положением об Административном управлении.

1.9. Административное управление периодически организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Росстата.

1.10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами, их сохранность в структурных подразделениях центрального аппарата (в отделах территориальных органов) возлагается на начальников управлений (начальников отделов).

1.11. Государственные гражданские служащие и работники Росстата (далее - работники) несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, утрату находящихся у них документов и разглашение служебной информации ограниченного распространения, охраняемой законодательством Российской Федерации.

1.12. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется:

а) в центральном аппарате - отделами Административного управления, на которые возложены функции по ведению делопроизводства и обеспечению деятельности руководства Росстата в соответствии с положением об Административном управлении (положениями соответствующих отделов в составе управления).

Права и обязанности указанных работников определяются их должностными регламентами (должностными инструкциями);

б) в территориальном органе - работниками административного (финансово-административного, административно-финансового) отдела в соответствии с положением об отделе. Права и обязанности указанных работников определяются их должностными регламентами (должностными инструкциями);

в) в структурном подразделении центрального аппарата - работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Права и обязанности указанных работников определяются их должностными регламентами (должностными инструкциями).

1.13. Работники, ответственные за ведение делопроизводства, назначаются приказом.

1.14. Изменения вносятся в Инструкцию, утвержденную приказом Росстата, только после согласования с Росархивом.

1.15. Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

гриф ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" - отметка, проставляемая на несекретных документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, касающуюся деятельности центрального аппарата, территориального органа, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

единица хранения электронных документов - электронное дело, содержащее электронные документы и метаданные к ним, сформированное в соответствии с номенклатурой дел;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

запрос - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в государственный орган или орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа;

информационная система - информация в электронной форме и совокупность обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

конвертирование (электронных документов) - перемещение документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

миграция (электронных документов) - действие по перемещению записей из одной информационной системы в другую систему при сохранении их аутентичности, целостности, надежности и удобства в использовании;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

нормативный правовой акт - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

подлинник документа - первый и единственный экземпляр документа, оформленный и удостоверенный в установленном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также работники, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

структурное подразделение - в центральном аппарате - управления и отдел по защите государственной тайны, в территориальном органе - отделы;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированная форма документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронном виде;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронный носитель - носитель, предназначенный для записи и хранения на нем информации в электронно-цифровой форме;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления.